Zasady wyjazdów

Zasady realizacji i finansowania wyjazdów studentów na studia (SMS) w ramach programu ERASMUS+ Mobilność Edukacyjna pomiędzy krajami programu (KA103) na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej:

§1 Zasady ogólne

  1. Na Uniwersytecie Marii Curie-Skłodowskiej (zwanym dalej UMCS) każdy student: studiów wyższych stacjonarnych i niestacjonarnych I stopnia (licencjackich lub inżynierskich), II stopnia (magisterskich), jednolitych magisterskich oraz III stopnia (doktoranckich) lub w cyklu doktoranckim, bez względu na posiadane obywatelstwo, może ubiegać się o wyjazd zagraniczny na studia w ramach Programu Erasmus+ mobilność edukacyjna pomiędzy krajami Programu zwanym dalej Programem Erasmus+.
  2. Na studia można wyjechać jedynie do tych uczelni, z którymi UMCS, a dokładniej konkretny Wydział/Instytut podpisał umowy o współpracy w ramach programu Erasmus i w których przewiduje się wymianę studentów.
  3. Zarówno uczelnia macierzysta, tj. UMCS, jak i uczelnia przyjmująca muszą posiadać ważną Kartę Erasmusa (Erasmus Charter of Higher Education - ECHE) nadaną przez Komisję Europejską.
  4. Na każdym z trzech poziomów studiów, tj. I, II i III stopnia, student ma prawo skorzystać z wyjazdu lub wyjazdów trwających łącznie (na studia i praktyki zawodowe) do 12 miesięcy w ramach jednego poziomu studiów. Do całkowitej liczby miesięcy są wliczane wcześniejsze wyjazdy z Programu Erasmus i Erasmus+.
  5. Na studiach jednolitych magisterskich przysługuje możliwość skorzystania z wyjazdów, których łączny czas trwania wynosi do 24 miesięcy. Do całkowitej liczby miesięcy są wliczane wcześniejsze wyjazdy z Programu Erasmus i Erasmus+.
  6. Minimalny czas pobytu na studiach za granicą wynosi 3 miesiące, tj. 90 kolejno następujących po sobie dni kalendarzowych, lub pełny najkrótszy cykl kształcenia (np. trymestr) z zastrzeżeniem pkt. 10.
  7. Student zakwalifikowany na wyjazd w Programie Erasmus+ musi spełniać następujące kryteria formalne:
    • w czasie całego pobytu na uczelni przyjmującej musi być zarejestrowany jako student studiów pierwszego stopnia, drugiego stopnia, jednolitych studiów magisterskich lub trzeciego stopnia;
    • w momencie wyjazdu musi być studentem co najmniej drugiego roku studiów pierwszego stopnia;
    • w trakcie wyjazdu nie może przebywać na urlopie dziekańskim ani być inaczej urlopowany.
  8. Wyjazd wymaga podjęcia przez studenta studiów stacjonarnych (full time) na uczelni przyjmującej.
  9. Jeżeli zakwalifikowany student wnosi opłaty za kształcenie na UMCS, to kontynuuje on wnoszenie tych opłat na UMCS także w okresie odbywania studiów za granicą. O możliwości ewentualnego zwolnienia z takiej opłaty decydują odpowiednie władze UMCS.
  10. Pobyt studenta na studiach w uczelni przyjmującej nie może być krótszy niż 3 miesiące lub pełny najkrótszy cykl kształcenia (np. trymestr) i nie może być dłuższy niż jeden i ten sam rok akademicki. Minimalny okres pobytu w uczelni przyjmującej odnosi się tylko do okresu studiowania i nie zawiera czasu ewentualnego przygotowania językowego lub organizacyjnego.
  11. Uczestnicy Programu Erasmus+ nie ponoszą kosztów za usługi edukacyjne w uczelni przyjmującej wynikających z ustalonego „Porozumienie o programie studiów”, o którym mowa w § 3 ust. 2, jednakże pokrywają koszty dojazdu, przejazdów lokalnych, wyżywienia, zakwaterowania, podręczników, ubezpieczenia i innych kosztów osobistych podczas studiów za granicą. Zakwalifikowani studenci mogą otrzymać dofinansowanie Komisji Europejskiej (KE), które ma na celu pomoc studentowi w sfinansowaniu kosztów życia za granicą. Wysokość dofinansowania określa KE.
  12. Wypłata stypendiów krajowych (np. stypendium socjalne, stypendium Rektora), co do których student UMCS nabył prawo przed wyjazdem, będzie kontynuowana w czasie pobytu studenta na zagranicznej uczelni przyjmującej.
  13. Studenci wyjeżdżający na studia za granicę w ramach Programu Erasmus+, którzy z racji trudnej sytuacji materialnej posiadają prawo do otrzymywania stypendium socjalnego na UMCS, są uprawnieni według zasad obowiązujących na UMCS do otrzymywania Programu PO WER dodatku socjalnego na każdy miesiąc zaakceptowanego przez uczelnię pobytu za granicą.
  14. Studenci z niepełnosprawnościami mogą ubiegać się za pośrednictwem Biura Programu Erasmus UMCS (Biuro ds. Obsługi Studiów i Studentów Zagranicznych, Centrum Kształcenia i Obsługi Studiów, zwane dalej Biurem) o dodatkowe dofinasowanie wyjazdu z tytułu niepełnosprawności na zasadach obowiązujących w Programie Erasmus+. Finansowanie wyjazdu odbywać się będzie w ramach Programu PO WER.

§2 Rekrutacja

  1. Rekrutacja studentów na studia w ramach Programu Erasmus+ odbywa się na poszczególnych Wydziałach lub w Instytutach poszczególnych Wydziałów. Rekrutację ogłaszają i przeprowadzają koordynatorzy wydziałowi ds. współpracy z zagranicą lub osoby kontaktowe ds. programu w instytutach.
  2. Informacje o rekrutacji ogłaszane są zwykle w lutym lub marcu na tablicach informacyjnych poszczególnych Wydziałów/Instytutów oraz na stronach internetowych Biura (strefa: Student > Wymiana międzynarodowa i krajowa > ERASMUS).
  3. Informacje o rekrutacji zawierają nazwy i adresy internetowe uczelni, z którymi podpisane są umowy o współpracy, a także szczegółowe informacje na temat warunków, terminu i miejsca składania wniosków o wyjazd na studia.
  4. Kandydaci powinni składać podania do Komisji Wydziałowej (lub Instytutowej) Programu Erasmus+ zawierające:
    • nazwę uczelni, gdzie kandydat chciałby odbywać studia i termin odbycia studiów za granicą;
    • list motywacyjny kandydata ze wskazaniem przedmiotów, jakie student chciałby studiować za granicą;
    • wyliczoną średnią z ocen w indeksie za cały okres na aktualnym poziomie studiów; studenci I roku II i III stopnia studiów przedkładają informację o średniej z ocen z poprzedniego poziomu studiów;
    • zaświadczenie o dobrej znajomości języka obcego, w którym student będzie odbywał studia za granicą z uznanego centrum certyfikującego (np. Cambridge, Goethe Inst., Centrum Nauczania i Certyfikacji Języków Obcych UMCS). Znajomość właściwego języka obcego studentów, którzy nie przedstawią takiego zaświadczenia będzie oceniana na podstawie rozmowy kwalifikacyjnej w języku obcym lub w przypadku studentów filologii obcych na podstawie oceny z praktycznej znajomości odpowiedniego języka obcego.
  5. Komisje wydziałowe/instytutowe przeprowadzają kwalifikację studentów na studia za granicą uwzględniając postanowienia zawarte w odpowiednich umowach o wymianie. Komisje te mogą wprowadzić uzupełniające kryteria kwalifikacji, wspólne dla wszystkich kandydatów.
  6. Komisje wydziałowe/instytutowe sporządzają protokoły z przeprowadzonej rekrutacji studentów na studia i przekazują je do Biura.
  7. Kandydaci dopuszczeni do kwalifikacji mają prawo odwołać się od decyzji Komisji kwalifikacyjnej do Dziekana Wydziału w ciągu 7 dni od dnia ogłoszenia wyników kwalifikacji.

§3 Realizacja wyjazdu i jego finansowanie

  1. Studenci zakwalifikowani przez Komisje wydziałowe/instytutowe powinni niezwłocznie skontaktować się z Biurem w celu przygotowania dalszych kroków postępowania związanych z dokumentami aplikacyjnymi i finansowaniem wyjazdu.
  2. Student zakwalifikowany na studia w ramach Programu Erasmus+ przed wyjazdem musi uzgodnić w porozumieniu z Koordynatorem wydziałowym/instytutowym ds. Programu Erasmus+ indywidualny program studiów do zrealizowania w formie dokumentu „Porozumienie o programie studiów” (Learning Agreement) oraz przygotować i przesłać pakiet dokumentów aplikacyjnych do uczelni przyjmującej w terminie i według procedur wymaganych przez tę uczelnię. Pobierz formularz Learning Agreement (outgoing) [PDF, 108.28KB]
  3. Student zakwalifikowany na studia w ramach Programu Erasmus+ jest zobowiązany do wypełnienia testu językowego on-line z języka obcego: angielskiego, francuskiego, niemieckiego, hiszpańskiego, włoskiego, czeskiego, duńskiego, greckiego, niderlandzkiego, portugalskiego, szwedzkiego oraz innych wskazanych przez Narodową Agencję Programu Erasmus+, w którym student będzie odbywał studia w uczelni przyjmującej. Student wypełnia test przed wyjazdem oraz po powrocie z wyjazdu za granicę. Zwolnieni z tego obowiązku są jedynie stypendyści, dla których ww. języki są językami ojczystymi.
  4. Fundusze otrzymane z NA zostaną przydzielone na wypłatę indywidualnego wsparcia (dofinansowania) dla studentów wyjeżdżających na studia na podstawie umowy pomiędzy beneficjentem-studentem UMCS a Rektorem lub Prorektorem właściwym ds. Programu Erasmus+.
  5. UMCS może zdecydować o wypłaceniu studentowi części należnego dofinansowania w wysokości połowy stawki za ostatni miesiąc mobilności dopiero po powrocie studenta z zagranicy i prawidłowym rozliczeniu przez studenta wymaganych umową dokumentów związanych z wyjazdem.
  6. UMCS może zezwolić na przedłużenie pobytu studenta za granicą w ramach Programu Erasmus+. Student powinien przedstawić do zaakceptowania przez obie uczelnie, przyjmującą i macierzystą nowy indywidualny program studiów do zrealizowania na okres przedłużenia („Porozumienie o programie studiów”/Learning Agreement) oraz uzyskać zgodę Dziekana/Prodziekana Wydziału na UMCS na przedłużenie pobytu za granicą bez konieczności powrotu do UMCS w celu zaliczenia I semestru studiów z danego roku akademickiego. Wszystkie dokumenty w sprawie przedłużenia powinny być przedstawione w Biurze w terminie przynajmniej jednego miesiąca przed zakończeniem pierwotnie planowanego okresu mobilności. Dodatkowe dofinansowanie na okres przedłużenia pobytu na uczelni zagranicznej nie jest gwarantowane.
  7. Wyjazd studenta za granicę jest możliwy tylko w sytuacji gdy student ma w pełni zaliczony semestr studiów bezpośrednio poprzedzający semestr, na który planowany jest wyjazd lub jeśli student otrzymał zgodę Dziekana na indywidualną organizację studiów na okres wyjazdu.
  8. Student jest zobowiązany do powiadomienia Biura niezwłocznie o wszelkich zdarzeniach mogących mieć wpływ na realizację mobilności w szczególności o rezygnacji ze studiów, uzyskaniu urlopu, skreśleniu z listy studentów UMCS lub z listy studentów uczelni przyjmującej.

§4 Ubezpieczenie, zakwaterowanie, podróż

  1. Student ma obowiązek ubezpieczenia się na wyjazd we własnym zakresie (KL, NNW, OC). Biuro udzieli studentowi niezbędnej pomocy w doborze odpowiedniego ubezpieczenia.
  2. Student samodzielnie decyduje o swoim zakwaterowaniu za granicą. Biuro udzieli studentowi wszelkich możliwych informacji dotyczących wyboru zakwaterowania.
  3. Student organizuje i finansuje podróż we własnym zakresie. Biuro udzieli studentowi wszelkich możliwych informacji dotyczących organizacji podróży do miejsca odbywania studiów.
  4. Student posiadający obywatelstwo polskie ma obowiązek zgłoszenia swojej mobilności zagranicznej w serwisie Odyseusz prowadzonym przez Ministerstwo Spraw Zagranicznych (https://odyseusz.msz.gov.pl).

§5 Rozliczenie wyjazdu

  1. Student ma obowiązek rozliczenia się z wyjazdu stypendialnego w Biurze oraz na swoim Wydziale, zgodnie z podpisaną umową i regulaminem Wydziału/Instytutu.
  2. W Biurze w terminie określonym w umowie na wyjazd na studia student powinien złożyć:
    • kopię zaświadczenia o uzyskanych zaliczeniach i egzaminach w uczelni przyjmującej (Transcript of Records); oryginał dokumentu powinien trafić do Dziekanatu;
    • zaświadczenie o pobycie na uczelni przyjmującej zawierające daty dzienne rozpoczęcia i zakończenia studiów;
    • „Porozumienie o programie studiów” (Learning Agreement) podpisany (po ewentualnych zmianach w programie studiów) przez właściwego Prodziekana danego Wydziału UMCS oraz koordynatorów uczelni macierzystej i przyjmującej;
    • student ma również obowiązek wypełnić Ankietę on-line uczestnika Programu Erasmusa+.
  3. Niezrealizowanie lub w znacznym stopniu niepełne zrealizowanie z winy studenta przyjętego planu studiów w dokumencie „Porozumienie o programie studiów” (Learning Agreement) może skutkować anulowaniem umowy i koniecznością zwrotu przez studenta pełnej lub częściowej kwoty wypłaconego dofinansowania Programu Erasmus+.
  4. Nierozliczenie lub niepełne rozliczenie z wyjazdu z winy studenta powoduje konieczność zwrotu pełnej lub częściowej kwoty wypłaconego dofinansowania w terminie do 14 dni od daty otrzymania wezwania do zwrotu.
  5. Na podstawie złożonej przez studenta dokumentacji Biuro dokona rozliczenia finansowego należnego studentowi wsparcia indywidualnego (dofinansowania) według obowiązujących zasad Programu Erasmus+.