Komunikat ws. rozliczania wydatków

W celu prawidłowej realizacji nałożonych na Uniwersytet obowiązków ewidencyjnych i podatkowych, wynikających z poniższych aktów prawnych:

• Ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. /Dz. U. z 1994 r. Nr 121 poz. 591 z późn. zm./,
• Ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004 /tekst jednolity Dz. U. z 2011 Nr 177 poz. 1054 z późn. zm./, art. 86 ust. 10,
• Ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17.12.2004 r. /tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz. 168/,
• Ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004 r. /tekst jednolity Dz. U. z 2013 poz. 907/,

do rozliczenia poniesionych przez Uniwersytet wydatków należy przedstawić następujące dokumenty:

1. Fakturę VAT lub rachunek zawierający:
   1. datę wpływu dokumentu do jednostki organizacyjnej UMCS;
   2. opis merytoryczny, w tym:
      - zapis o trybie postępowania w zamówieniach publicznych tzn. przywołujący art. 4 pkt. 8 niniejszej Ustawy, Zarządzenie Rektora Nr 34/2012 i nr 49/2012 lub powołanie się na numer stałej umowy w wyniku, której wyłoniono dostawcę,
      - opis uszczegóławiający dokonany zakup,
      - pozycję budżetową, z której będzie finansowany wydatek,
      - MPK jednostki lub nr zlecenia zadania, którego dotyczy,
      - źródło finansowania (ZFIN),
      - inne dane wymagane odrębnymi przepisami (np. dotyczącymi działalności statutowej, projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i innych źródeł);
2. Wniosek/zamówienie/zlecenie;
3. Protokół z wyboru ofert;
4. Dokument OT/ wpis do ewidencji pozaksięgowej/protokół/karta inwentarzowa;
5. Podpisy na dokumentach finansowych zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem.

Powyższe dokumenty powinny zostać niezwłocznie, tj. co najmniej na 4 dni przed upływem terminu płatności, przekazane do Zespołu Finansowego UMCS – Rektorat, VIII piętro, pok.809.

Nieprzekazanie ww. dokumentów w czasie umożliwiającym terminowe rozliczenie i zapłatę skutkuje, w przypadku wystawienia przez kontrahenta noty odsetkowej, obciążeniem w wysokości niniejszej noty Pracownika odpowiedzialnego merytorycznie za dokonany zakup.

KWESTOR UMCS
mgr Katarzyna Komotajtis