Wdrożenie produkcyjne modułu SAP Travel dotyczącego podróży służbowych

Z dniem 01.12.2013 następuje wdrożenie produkcyjne modułu SAP Travel - dotyczącego podróży służbowych.

W związku z wdrożeniem modułu Travel SAP, poniżej przedstawiono rozwiązania systemowe w zakresie delegowania Pracownika UMCS w podróż służbową.
1. Każda podróż służbowa podlega uprzedniej rejestracji w systemie SAP moduł Travel.
2. Jednostką właściwą dla rejestracji podróży służbowych jest:
a) w przypadku delegacji krajowych:
- dla Pracowników Wydziałów i Jednostek Ogólnouczelnianych - osoby wyznaczone przez Kierowników tych Jednostek;
- dla pracowników Jednostek Organizacyjnych Administracji Centralnej - wyznaczony pracownik Sekretariatu Kwestury;
b) w przypadku delegacji zagranicznych - Biuro do spraw współpracy międzynarodowej (Rektorat pokój 1415).
3. Wniosek o podróż służbową należy złożyć w Jednostce rejestrującej w terminie co najmniej 7 dni, w przypadku podróży krajowej i 14 dni dla podróży zagranicznej.
4. System nie przewiduje zarejestrowania podróży służbowej po dacie jej rozpoczęcia.
5. Po odbyciu podróży służbowej, pracownik jest zobowiązany do rozliczenia jej w ciągu 14 dni od jej zakończenia.
6. Kolejny wniosek o podróż służbową nie może być zarejestrowany w przypadku nierozliczenia 3 poprzednich wyjazdów służbowych. Informację o nierozliczeniu delegacji służbowych w terminie 14 dni, system wysyła na skrzynkę w SAP osobie rejestrującej wniosek.
7. Rozliczenia delegacji krajowych dokonuje pracownik Jednostki rejestrującej wniosek, w przypadku delegacji zagranicznych rozliczenia dokonuje Zespół Finansowy Kwestury.
8. Wykorzystanie w podróży służbowej samochodu prywatnego możliwe jest w przypadku:
- posiadania przez Pracownika zgody podpisanej przez przełożonego;
- posiadania ważnej umowy o korzystanie z samochodu prywatnego do celów służbowych.
9. Zaakceptowany przez przełożonego (Rektora, Kanclerza lub osobę upoważnioną) wniosek podróży służbowej nie podlega modyfikacjom.

Szczegółowe wytyczne dotyczące podróży zagranicznych
1. Jako podróż zagraniczną, w kontekście rozliczenia w systemie SAP, należy rozumieć część zagraniczną oraz związany z dojazdem etap podróży krajowej.
2. Wniosek o odbycie podróży zagranicznej obligatoryjnie powinien zawierać poniższe dodatkowe informacje:
- wysokość przyznanych świadczeń;
- źródło finansowania wyjazdu;
- szacunkowy koszt wyjazdu, zawierający w sobie koszt podróży krajowej (np. dojazd na lotnisko, diety, nocleg).

Pełna treść komunikatu [PDF]