W związku z zakończeniem obowiązywania umowy na dostarczanie biletów lotniczych przez firmę Up Hotel Sp. z.o.o. uprzejmie informujemy, że od 1 września do odwołania obowiązuje następująca procedura zakupu biletów:
- procedura zakupu biletu musi zostać poprzedzona prawidłowo wypełnionym, podpisanym (podpisana przez wnioskodawcę, dysponenta środków, jednostkę potwierdzającą dostępność kosztów oraz Kwestora), kompletnym wnioskiem o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
- należy zgłosić się z zapytaniem ofertowym do co najmniej dwóch potencjalnych wykonawców/przewoźników. Rozeznanie może odbyć się na podstawie drogą elektroniczną lub faxem, poprzez przegląd portali www bądź poprzez zapytanie ofertowe na stronie UMCS;
- po wyborze najkorzystniejszej oferty (pod kątem cenowym, dogodności połączenia itd.) należy sporządzić protokół z postępowania;
- następnie należy przygotować zamówienie w formie pisemnej bądź dołączyć do dokumentów potwierdzenie mailowe zamówienia biletów od wybranego wykonawcy;
- faktura za bilet musi być wystawiona na Uniwersytet, po przeprowadzeniu postępowania opisanego powyżej. Poniżej podajemy dane, które muszą znaleźć się na fakturze:
Uniwersytet Marii Curie-Skłodowskiej
Pl. M. Curie-Skłodowskiej 5
20-031 Lublin
NIP: 712-010-36-92
W opisie faktury znaleźć się zaś musi imię i nazwisko pasażera oraz daty wyjazdu.
- komplet dokumentów (wniosek, protokół, zamówienie, faktura) należy przekazać celem opłacenia do Zespołu Finansowego UMCS.
Uwaga: procedura zakupu biletu może zostać wszczęta po akceptacji wniosku o zagraniczną podróż służbową przez właściwego Rektora.
Powyższa procedura zakupu biletów lotniczych ma zastosowanie do momentu wyboru nowego wykonawcy kompleksowej usługi dostarczania biletów lotniczych dla całego Uniwersytetu.
W przypadku jakichkolwiek pytań/wątpliwości prosimy o kontakt telefoniczny: Beata Pruchniak i Eliza Słoboda, Zespół ds. Współpracy Zagranicznej, Rektorat, pokój nr 1308, tel. 81 537 52 20.
