Pod koniec 2020 r. w strukturze Uniwersytetu pojawiła się odrębna jednostka – Centrum Prasowe UMCS. Możesz przybliżyć, czym zajmuje się zespół, którego pracami kierujesz?
W 2020 r. wyodrębniono stanowisko rzecznika prasowego (z dotychczasowej struktury Centrum Promocji) i powołano zespół do wsparcia jego prac w postaci: Biura Rzecznika Prasowego, Redakcji „Wiadomości Uniwersyteckich” i uczelnianego fotografa. Cieszy mnie, że władze dostrzegły taką potrzebę i jestem im wdzięczna za podjęcie decyzji o powołaniu Centrum Prasowego. Stworzono dzięki temu zespół, który – w różnych obszarach – zajmuje się dbaniem o pozytywny obraz Uniwersytetu oraz dokumentuje ważne dla UMCS wydarzenia. Centrum odpowiada za kształtowanie polityki informacyjnej Uczelni, dba o utrzymywanie i poszerzanie efektywnych relacji z mediami oraz buduje korzystny wizerunek Uniwersytetu, z zachowaniem spójności komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Zakres działań, które podejmuje Biuro Rzecznika Prasowego, jest bardzo szeroki i różnorodny. Reprezentujemy Uczelnię w mediach, przygotowujemy materiały prasowe i komunikaty, prowadzimy i organizujemy konferencje oraz briefingi z udziałem władz Uniwersytetu, przekazujemy mediom i społeczności akademickiej informacje o wydarzeniach odbywających się na UMCS, promujemy osiągnięcia naszych pracowników i studentów oraz nagłaśniamy ich sukcesy. Zajmujemy się również bieżącą analizą i monitoringiem informacji medialnych związanych ze szkolnictwem wyższym, a w sytuacjach trudnych natychmiast reagujemy po to, aby w jak najszybszym czasie stanowisko Uniwersytetu było jasne i znane środowisku uczelnianemu oraz opinii publicznej. Biuro uruchomiło też bazę ekspertów medialnych UMCS, którą tworzą specjaliści z wydziałów oraz jednostek ogólnouczelnianych. Dzięki niej dziennikarze mają ułatwiony kontakt z ekspertami zajmującymi się poszczególnymi dziedzinami wiedzy. Owocuje to nieustannym wzrostem liczby publikacji powiązanych z Uczelnią oraz tematów, które poruszają nasi naukowcy w mediach lokalnych, ogólnopolskich czy zagranicznych.
Stosunkowo nowymi inicjatywami realizowanymi w ramach centrum, które promują naukę, badania i specjalistyczną wiedzę naszych nauczycieli akademickich, są podcasty popularnonaukowe pn. „Głos nauki” oraz projekt komentarzy eksperckich pn. „Okiem eksperta”. Wszystkie nasze działania i inicjatywy są regularnie publikowane i udostępniane na stronie media.umcs.pl.
Redakcja „Wiadomości Uniwersyteckich” dokumentuje z kolei najważniejsze wydarzenia odbywające się na UMCS, a także pokazuje potencjał badawczy i dydaktyczny Uczelni. Za nami piękny jubileusz 30-lecia czasopisma, który hucznie obchodziliśmy. Warto wspomnieć, że w ostatnim czasie sama gazeta również się zmieniła i przeszła znaczący rebranding. Wydruk w kolorze, a także metamorfoza layoutu i odświeżenie układu sprawiły, że obecnie jest jedną z lepszych pozycji na uczelnianym rynku wydawniczym. Zmodyfikowaliśmy ponadto zamieszczane treści i za pomocą różnych form przekazu, takich jak reportaże, wywiady czy felietony, popularyzujemy dorobek społeczności naszej Uczelni.
Natomiast Bartosz Proll, nasz fotograf, który jest już zapewne rozpoznawalny na całym Uniwersytecie, zajmuje się profesjonalnymi fotorelacjami z różnych uczelnianych wydarzeń, organizowanych przez społeczność akademicką, w których biorą udział m.in. władze rektorskie. W miarę potrzeb i swojej dostępności realizuje on także filmy wideo i sesje fotograficzne.
Jak pandemia wpłynęła na funkcjonowanie centrum?
Jak pandemia wpłynęła na funkcjonowanie centrum? Doświadczenie pandemii pokazało nam, że jesteśmy zespołem elastycznym i otwartym, a także zmieniamy się w zależności od okoliczności i potrzeb. Gdy na kampusie akademickim zabrakło namacalnej obecności studentów oraz nie odbywały się stacjonarne wydarzenia, przenieśliśmy nasze działania do sieci. Zaczęliśmy wykorzystywać nowe formy przekazu i rozpoczęliśmy m.in. realizację filmów wideo oraz podcastów popularnonaukowych. Promowaliśmy także wydarzenia odbywające się w przestrzeni wirtualnej, takie jak webinaria czy konferencje online. W tym czasie uruchomiliśmy również cykl „Okiem eksperta”, którego idea powstania zakładała, by w trudnym czasie pandemii, kiedy bezpośredni kontakt jest utrudniony, komentarze naszych naukowczyń i naukowców wciąż pojawiały się w mediach. Zmianie uległy też formy przekazu treści wysyłanych dziennikarzom, zaczęliśmy bowiem dodawać do nich zmontowane nagrania dźwiękowe czy wspomniane nagrania wideo. Mimo polepszenia sytuacji epidemicznej cieszy nas, że zaproponowane przez centrum nowe formy komunikacji pozostały z nami i dalej spotykają się z dużym zainteresowaniem środków masowego przekazu. Młodzi ludzie, przyszli i obecni studenci, absolwenci, a także środowisko uczelniane oraz lokalne aktywnie uczestniczą w wirtualnej i globalnej przestrzeni społecznej, dlatego tak duże znaczenie ma dziś obraz, wizualny przekaz, marka i jej komunikacja. Inwestowanie w reklamę i promocję z wykorzystaniem nowoczesnych form przekazu oraz szybkie dostosowywanie się do zastanych okoliczności to też działania wspomagające budowanie marki UMCS.
Zastanawia mnie, jak zmienia się postrzeganie Uczelni w mediach. Jak ważny jest jej wizerunek?
Już jakiś czas temu rozpoczęła się zmiana polityki medialnej prowadzonej przez UMCS, co z kolei przełożyło się na zmianę jej wizerunku. Uniwersytet zaczął być zauważany przez media i to nie tylko te regionalne. Z pewnością wpływ na to miały organizowane regularnie konferencje prasowe i briefingi, m.in. w związku z licznymi wydarzeniami odbywającymi się na Uczelni, sukcesami kadry naukowej i prowadzonymi badaniami, współpracą Uniwersytetu z otoczeniem społeczno-gospodarczym, ale również w obliczu nagłych wyzwań, które przyniosły ze sobą ostatnimi czasy pandemia koronawirusa czy wybuch wojny w Ukrainie. Regularna komunikacja z przedstawicielami środków masowego przekazu sprawia, że środowisko dziennikarskie, a następnie opinia publiczna są na bieżąco informowani o kluczowych działaniach podejmowanych przez władze i pracowników Uczelni. Nawiązanie kontaktu i dobrych relacji z dziennikarzami, stała gotowość do spotkań i rozmowy z nimi, otwartość na pytania oraz umiejętność negocjacji przełożyły się i stale znajdują swój oddźwięk w promocji marki naszego Uniwersytetu. Dbając o politykę informacyjną Uczelni, nagłaśniając wydarzenia uczelniane, „podsuwając” niejako mediom ciekawe tematy związane z UMCS i na bieżąco rozsyłając redakcjom materiały prasowe i komunikaty, razem stale budujemy dobry wizerunek naszej Uczelni.
Niemal codziennie na łamach prasy czy w Internecie możemy przeczytać o licznych sukcesach naszych sportowców, o wydarzeniach kulturalnych organizowanych w ACKiM Chatka Żaka, o akcjach, które wspomaga Uczelnia czy w końcu o ogromnej gamie inicjatyw podejmowanych przez samych pracowników naukowych, doktorantów, organizacje studenckie itp. Opracowanie i wprowadzenie tego rodzaju strategii medialnej, jej koordynowanie i stałe monitorowanie sprawiło, że UMCS postrzegany jest jako uczelnia otwarta na ludzi i otoczenie, gdzie oprócz badań, edukacji i dydaktyki dużą rolę ogrywa także sport i kultura, gdzie istnieje tzw. życie studenckie, gdzie wreszcie jest przestrzeń do realizacji swoich pasji i zainteresowań.
Mnie osobiście niezwykle cieszy i motywuje fakt, że oprócz tradycyjnych komunikatów prasowych dotyczących bieżących wydarzeń z życia uniwersyteckiego jako zespół możemy także włączać się i nagłaśniać liczne inicjatywy społeczne czy charytatywne, w które angażuje się nasza Uczelnia, a tym samym pokazywać uniwersytecką wspólnotę z innej strony, niejako „odczarowywać” jej wizerunek, wyprowadzać z dotychczasowego schematu i poza utarte ramy. Aby lepiej to zobrazować, wspomnę o pewnej sytuacji sprzed kilku miesięcy, kiedy to Pani Profesor, z którą byliśmy w stałym kontakcie w związku z przygotowaniem komentarza eksperckiego ważnego z punktu widzenia bieżących wydarzeń w kraju, zadzwoniła do naszego centrum i powiedziała, że jako naukowiec generalnie zawsze odczuwała niepokój przed wystąpieniami w radiu czy telewizji, ale nasza inicjatywa na tyle ją zmotywowała, że chciałaby, aby o jej badaniach usłyszało większe grono, dlatego, że pragnie realnie dzielić się wiedzą na tematy istotne dla każdego z nas. Właśnie dlatego proszę o więcej i zachęcam pracowników, doktorantów oraz studentów, by poprzez współpracę z centrum promowali swoje badania i dorobek Uczelni.
Stanowisko rzecznika prasowego to nie tylko stała dostępność dla mediów, ale także często zarządzanie kryzysowe. Opowiedz, jak wygląda ta praca i jakimi cechami powinien charakteryzować się rzecznik prasowy.
Rzecznik prasowy to naprawdę ciekawa i pozbawiona monotonności profesja. Obiegowo mówi się, że to zajęcie z pogranicza public relations oraz dziennikarstwa. Z jednej strony osoba, która wykonuje ten zawód, musi stosować metody inne niż dziennikarskie, a z drugiej dobrze, jeśli wie, jak działają dziennikarze i jakich informacji potrzebują. Od blisko 12 lat jestem odpowiedzialna na naszej Uczelni za kontakty z mediami oraz kreowanie informacji, stąd moje przekonanie, że rzecznik prasowy powinien być przede wszystkim otwarty na dziennikarzy, ich pytania i problemy. Z tym zawodem łączy się także umiejętność rozmowy, perswazji i negocjacji, opanowanie, odporność na stres i przede wszystkim odpowiedzialność za to, co się mówi. Nie będę ukrywać, że praca ta wymaga dużej odporności psychofizycznej. Szczególnie w sytuacjach kryzysowych i delikatnych, kiedy trzeba opanować emocje i przekazywać tylko rzeczowe informacje, jednocześnie wykazując się odpowiednim wyczuciem i umiejętnością pracy pod presją czasu. Dobrze te słowa obrazują tzw. wejścia live, kiedy trudno tak naprawdę przewidzieć, co się wydarzy i w którym kierunku potoczy się rozmowa. Do dziś pamiętam pewną sytuację, która miała miejsce podczas mojej wizyty właśnie w programie na żywo w Telewizji Polskiej. To był wrzesień 2020 r., a ja wspólnie z dwiema koordynatorkami Lubelskiego Festiwalu Nauki z Uniwersytetu Medycznego i Katolickiego Uniwersytetu Lubelskiego udałam się do TVP w celu promocji i nagłośnienia festiwalu. Traf chciał, że na miejscu zagadałam się ze znajomą charakteryzatorką, a kierowniczka produkcji zapomniała o mnie jako o trzeciej uczestniczce spotkania i rozpoczęto program na żywo bez mojego udziału. Wyobraź sobie moje zaskoczenie, kiedy gotowa „do wejścia”, stałam za filarem i słuchałam pierwszych pytań redaktorów, kierowanych do moich koleżanek z innych uczelni. Nie było czasu na analizowanie, czy wypada przerywać prowadzącym program, jak to będzie wyglądało na wizji itp. Świadomość roli, jaką wykonuję oraz chęć promocji z ramienia UMCS tak ważnego święta nauki po prostu zwyciężyły, dlatego podczas trwania programu weszłam z impetem do studia, obracając całą sytuację w żart, i zaczęłam od razu opowiadać o inicjatywach naszej Uczelni przygotowanych specjalnie z okazji zbliżającego się festiwalu. Ta sytuacja przypomina mi, jak bardzo ten zawód może być nieprzewidywalny, ale równocześnie jak dużą daje motywację i siłę do działania.
Wiemy już, do czego Centrum Prasowe jest potrzebne mediom, ale na koniec chciałam zapytać, dlaczego naukowiec, doktorant czy student UMCS powinien utrzymywać kontakt z Waszym zespołem?
Dlatego, że tylko razem możemy budować silną markę Uniwersytetu. Wizerunek UMCS tworzą ludzie, bez komunikacji i kontaktu z innym człowiekiem sama nie byłabym w stanie zrobić i wykreować czegokolwiek. Zawsze jestem otwarta na współpracę i dziękuję, że tak wiele osób z naszej społeczności akademickiej już o tym wie, zgłasza się do nas ze swoimi inicjatywami i pamięta, że zgodnie z cyklem życia newsa, który trwa tylko 24 h, warto szybko pokazać, co ciekawego dzieje się na Uczelni. Niezmiennie od lat rzecznik współpracuje z administracją centralną czy licznymi jednostkami ogólnouniwersyteckimi, wymienię tu m.in. Akademickie Radio Centrum i TV UMCS działające w ACKiM Chatka Żaka, Centrum Promocji, Centrum Kształcenia i Obsługi Studiów, Centrum Prawno-Organizacyjne, Biuro Rekrutacji czy administracje wydziałowe. W tym miejscu nie mogłabym nie wspomnieć o ogromnej i nieocenionej roli moich współpracowniczek oraz współpracownika z Centrum Prasowego, jednocześnie dziękując im za to, że każdego dnia, wytrwale, z pełnym profesjonalizmem i oddaniem dbają o wizerunek i reputację naszej Alma Mater. Wiem, że dzięki ich pracy i zaangażowaniu wspólnie robimy coś naprawdę ważnego.
Rozmawiała Magdalena Cichocka
Fot. Bartosz Proll
