Archiwum i Muzeum UMCS

W programie omawiano zagadnienia zebrane w czterech podstawowych grupach tematycznych:

• powstawanie, kompletowanie oraz postępowanie z dokumentacją środków pochodzących z programów unijnych, w tym z funduszy strukturalnych (w ramach ZPORR, RPO, Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) oraz z funduszy na Programy Ramowe Wspólnoty Europejskiej,
• kompletność dokumentacji pod względem formalnym z punktu widzenia instytucji zatwierdzającej wnioski aplikacyjne o dofinansowanie lub finansowanie projektu ze środków unijnych,
• wymogi stawiane dokumentacji i postępowanie z nią przez audytorów wewnętrznych i zewnętrznych oraz przez nadzór archiwalny,
• wartościowanie i archiwizacja dokumentacji projektów unijnych.

W trakcie obrad zwracano uwagę, że dokumentacja poszczególnych programów operacyjnych z reguły nie zawiera pełnej informacji na temat poszczególnych dokumentów, które powinien posiadać beneficjent, które z nich winny być poddane audytowi oraz które należy zarchiwizować. Po raz kolejny okazało się, że podstawową wartością są tu prawidłowo opracowane i uzgodnione z właściwym archiwum państwowym normatywy kancelaryjno-archiwalne, a elementem identyfikującym pisma w ramach prowadzonych spraw są znaki spraw, a nie numery liczby porządkowej z dziennika podawczego. (Jako uzupełnienie należy tu tylko dodać, że wprowadzone Zarządzeniem Nr 1/2008 Rektora UMCS, znowelizowane i zatwierdzone przez Archiwum Państwowe w Lublinie, normatywy kancelaryjno-archiwalne przewidują odrębną klasę drugiego stopnia dla akt unijnych programów badawczych).

Archiwum UMCS było reprezentowane przez kierownika jednostki. Wszyscy uczestnicy otrzymali odpowiednie certyfikaty.