Problem z przedłużeniem legitymacji

Procedura rozwiązywania problemów z przedłużeniem blankietu EL

(§10 Regulaminu)

1. W przypadku braku możliwości odczytania danych użytkownika EL z blankietu EL (o czym informuje aplikacja USOS w zakresie EL stosownym komunikatem:

1) pracownik administracji wydziałowej jest zobowiązany do natychmiastowego powiadomienia administratora USOS o braku możliwości przedłużenia ważności blankietu EL na skutek prawdopodobnego uszkodzenia. Powiadomienie administratora USOS przez pracownika administracji wydziałowej musi odbywać się pisemnie na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do regulaminu EL - do ww. formularza powinien być dołączony blankiet EL, którego dotyczy zgłoszenie.

2) niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do regulaminu EL administrator USOS winien dokonać wstępnej ekspertyzy blankietu EL, polegającej na:

a) sprawdzeniu daty wydruku blankietu EL (gwarancja dostawcy na blankiet EL wynosi 12 miesięcy od daty wydruku),

b) testowym odczycie blankietu EL w czytniku,

c) oględzinach powierzchni blankietu EL pod kątem uszkodzeń mechanicznych.

3) niezwłocznie po zakończeniu ekspertyzy wstępnej administrator USOS winien powiadomić pracownika administracji wydziałowej oraz użytkownika EL o jej wynikach przesyłając stosowne formularze:

a) w przypadku wygaśnięcia okresu gwarancyjnego na blankiet EL lub stwierdzenia jego uszkodzenia mechanicznego na etapie ekspertyzy wstępnej administrator USOS wypełnia i przesyła do pracownika administracji wydziałowej formularze stanowiące Załącznik nr 4 oraz Załącznik nr 5 do regulaminu EL – pracownik administracji wydziałowej jest zobowiązany do powiadomienia użytkownika EL (Załącznik nr 5 do regulaminu EL) o konieczności wystąpienia o duplikat blankietu EL na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 oraz 2 do regulaminu EL oraz wniesienia stosownej opłaty za wydanie duplikatu blankietu EL,

b) w przypadku braku możliwości stwierdzenia uszkodzenia blankietu EL na etapie wstępnej ekspertyzy administrator USOS jest zobowiązany do niezwłocznego przesłania uszkodzonego blankietu EL do dostawcy blankietów EL (dotyczy wyłącznie blankietów EL będących na gwarancji). Kwestie ochrony danych osobowych przesyłanych do dostawcy blankietów EL reguluje stosowna umowa. Jednocześnie administrator USOS wypełnia i wysyła do pracownika administracji wydziałowej formularze stanowiące Załącznik nr 6 oraz Załącznik nr 7 do regulaminu EL, a pracownik administracji wydziałowej jest zobowiązany do powiadomienia użytkownika EL (Załącznik nr 7 do regulaminu EL) o warunkowym wydaniu bezpłatnego duplikatu EL na czas ekspertyzy blankietu u dostawcy oraz konieczności późniejszej opłaty za wydany warunkowo bezpłatny duplikat blankietu EL jeśli ekspertyza u dostawcy blankietów EL wykaże uszkodzenie mechaniczne blankietu z winy jego użytkownika.

4) Doktoranci kształcący się w szkołach doktorskich nie ponoszą kosztów wymiany EL. W przypadku problemów z przedłużeniem EL pracownik szkoły doktorskiej powinien zgłosić ten fakt administratorowi USOS za pomocą formularza stanowiącego Załącznik nr 3 do regulaminu EL, jednocześnie powiadamiając doktoranta o konieczności złożenia w sekretariacie szkoły doktorskiej wniosku o wydanie duplikatu EL na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 do EL, który ten niezwłocznie przekazuje administratorowi USOS.