Akty prawne i formularze

• Regulamin Elektronicznej Legitymacji Studenckiej i Elektronicznej Legitymacji Doktoranta Pobierz PDF 552.10 KB
• Rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 16 września 2016 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów Pobierz PDF 806 KB
• Wzór legitymacji studenckiej Pobierz PDF 56.50 KB
• Wzór elektronicznej legitymacji studenckiej Pobierz PDF 60.25 KB
• Wzór hologramu Pobierz PDF 26.17 KB
• Wniosek o wymianę/wydanie duplikatu Elektronicznej Legitymacji Doktoranta Pobierz PDF 670.20 KB
• Wniosek o wymianę/wydanie duplikatu Elektronicznej Legitymacji Studenta Pobierz PDF
• ZARZĄDZENIE Nr 29/2015 Rektora UMCS z dnia 7 maja 2015 r. zmieniające Zarządzenie Nr 13/2013 Rektora UMCS w sprawie wprowadzenia Regulaminu Elektronicznej Legitymacji Studenckiej i Elektronicznej Legitymacji Doktoranta

Załącznik do Zarządzenia Nr 29/2015
zmieniające Zarządzenie Nr 13/2013

Regulamin Elektronicznej Legitymacji Studenckiej i Elektronicznej Legitymacji Doktoranta

§1

Postanowienia ogólne

1. Regulamin Elektronicznej Legitymacji (EL) zwany dalej „regulaminem” obejmuje zasady wydawania, funkcjonowania i użytkowania Elektronicznej Legitymacji Studenckiej i Elektronicznej Legitymacji Doktoranta.

2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:

1. ELS lub blankiecie ELS – rozumie się przez to Elektroniczną Legitymację Studencką w rozumieniu rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów z dnia 14 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 nr 201 poz.1188),
2. ELD lub blankiecie ELD – rozumie się przez to Elektroniczną Legitymację Doktoranta w rozumieniu rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów doktoranckich i stypendiów doktoranckich z dnia 24 października 2014 r. (Dz.U. z 2014 poz. 1480),
3. EL – rozumie się przez to Elektroniczną Legitymację Studencką i Elektroniczną Legitymację Doktoranta (ELS i ELD),
4. hologramie – rozumie się przez to nalepkę służącą do wizualnego potwierdzenia ważności ELS w rozumieniu rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów z dnia 14 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 nr 201 poz. 1188) oraz nalepkę służąca do wizualnego potwierdzenia ważności ELD w rozumieniu rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów doktoranckich i stypendiów doktoranckich z dnia 24 października 2014 r. (Dz.U. z 2014 poz. 1480),
5. SELS (System Elektronicznej Legitymacji Studenckiej) – rozumie się przez to informatyczny system obsługujący przygotowanie do wydania oraz funkcjonowanie (w szczególności przedłużanie ważności, unieważnianie) ELS i ELD,
6. Sekcja Obsługi Informatycznej UMCS – rozumie się przez to jednostkę informatyczną uczelni odpowiedzialną za przygotowanie do wydania EL oraz administrowanie SELS,
7. LubMAN UMCS – rozumie się przez to jednostkę organizacyjną sprawującą nadzór nad Sekcją Obsługi Informatycznej UMCS,
8. Dziale Zamówień Publicznych – rozumie się przez to jednostkę odpowiedzialną za kompleksowe zaopatrzenie uczelni w aparaturę, sprzęt, akcesoria i specjalistyczne materiały niezbędne do prowadzenia działalności dydaktycznej oraz naukowo–badawczej,
9. administratorze SELS – rozumie się przez to pracownika Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS uprawnionego do zarządzania SELS,
10. systemie dziekanatowym – rozumie się przez to aktualnie użytkowany na UMCS informatyczny system obsługujący tok studiów wszystkich studentów,
11. administratorze bazy danych systemu dziekanatowego – rozumie się przez to pracownika Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS uprawnionego do zarządzania bazą danych systemu dziekanatowego,
12. IRK (Internetowa Rejestracja Kandydatów) – rozumie się przez to informatyczny system obsługi rekrutacji kandydatów na studia (http://irk.umcs.lublin.pl),
13. Biuro Rekrutacji - rozumie się przez to jednostkę administracyjną uczelni odpowiedzialną za administrowanie IRK i przesyłanie zleceń na wydruk EL zamówionych przy użyciu IRK,
14. administratorze bazy danych systemu IRK – rozumie się przez to pracownika Biura Rekrutacji uprawnionego do zarządzania bazą danych systemu IRK,
15. użytkowniku EL – rozumie się przez to osobę uprawnioną do posługiwania się (legitymowania się) EL,
16. pracowniku dziekanatu – rozumie się przez to pracownika dziekanatu uprawnionego do obsługi użytkownika EL w zakresie wydawania EL przygotowanych do wydania przez administratora SELS, obsługi procesu wymiany EL w kontakcie z użytkownikiem EL oraz elektronicznego oraz wizualnego przedłużania ważności EL,
17. pracowniku Oddziału Komputeryzacji Biblioteki Głównej UMCS – rozumie się przez to osobę odpowiedzialną za informatyczną obsługę Biblioteki Głównej UMCS, w tym obsługę użytkownika EL w zakresie wykorzystania blankietu EL w charakterze karty bibliotecznej,
18. dysponencie hologramów – rozumie się przez to pracownika dziekanatu upoważnionego do dysponowania hologramami,
19. głównym kierunku studiów – rozumie się przez to pierwszy kierunek studiów użytkownika EL,
20. dodatkowym kierunku studiów – rozumie się przez to kolejny kierunek studiów użytkownika EL (np. drugi),
21. wydruku EL – rozumie się przez to proces personalizacji EL (naniesienie danych na blankiet EL oraz zakodowanie części elektronicznej blankietu EL) w celu przygotowania do wydania EL użytkownikowi.

§2

Nadzór i administracja SELS

1. Sekcja Obsługi Informatycznej UMCS sprawuje merytoryczną opiekę nad EL oraz zarządza SELS.

2. Wszelkie spory, których rozstrzyganie nie podlega właściwości władz uczelni bądź właściwości sądów powszechnych, rozstrzyga Sekcja Obsługi Informatycznej UMCS.

3. Sekcja Obsługi Informatycznej UMCS może na podstawie wydanych upoważnień przekazać wybranym podmiotom – pracownikom UMCS lub jednostkom organizacyjnym UMCS – część swoich uprawnień dotyczących zarządzania SELS. Przekazanie uprawnień wymaga formy pisemnej.

§3

Prawa i obowiązki administratora SELS

1. Administratorzy SELS są uprawnieni do:

1. zarządzania SELS (w tym serwerami SELS oraz centrum wydruku EL),
2. dostępu do danych użytkowników EL w zakresie niezbędnym do wydruku EL,
3. unieważnienia EL oraz przygotowania do wydania duplikatu EL na podstawie doręczonego do Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS przez pracownika dziekanatu wniosku użytkownika EL na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 lub Załącznik nr 2 do regulaminu EL,
4. dokonywania w podstawowym zakresie ekspertyz blankietów EL na wniosek pracownika dziekanatu – opis stosownych procedur znajduje się w §10.

2. Administratorzy SELS są zobowiązani do stałego:

1. otrzymywania z systemu dziekanatowego danych użytkowników EL,
2. otrzymywania z systemu IRK zdjęć użytkowników EL oraz danych finansowych służących do weryfikacji statusu opłat za blankiet EL w SELS,
3. przekazywania pracownikom Oddziału Komputeryzacji Biblioteki Głównej UMCS danych użytkowników EL na potrzeby wykorzystania blankietu EL w charakterze karty bibliotecznej,
4. wydruku blankietów EL,
5. przekazywania wydrukowanych blankietów EL do odpowiednich dziekanatów,
6. utrzymywania SELS,
7. obsługi SELS w zakresie problemów z przedłużaniem EL w dziekanatach.

§4

Obowiązki pracownika dziekanatu w zakresie SELS

1. Pracownicy dziekanatu są zobowiązani do:

1. stosowania się do zaleceń instrukcji stanowiskowej dla aplikacji OptiCAMP będącej składnikiem SELS oraz instrukcji aplikacji OptiCAMP przygotowanych przez administratorów SELS. W sytuacji, gdy pracownik dziekanatu nie posiada ww. instrukcji, może zwrócić się do Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS (telefonicznie, mailem etc.) w celu jej otrzymania,
2. uczestniczenia w kursach z obsługi aplikacji OptiCAMP, a w szczególności w indywidualnym szkoleniu dla nowo zatrudnionych pracowników dziekanatów,
3. przedłużania ważności EL (elektronicznie, hologramy),
4. unieważniania EL,
5. utrzymywania danych w systemie dziekanatowym w zgodzie ze stanem faktycznym,
6. niezwłocznego odsyłania administratorom SELS formularzy dotyczących pokwitowania ilościowego blankietów EL przekazanych przez administratorów SELS,
7. niezwłocznego przekazywania administratorom SELS formularzy dotyczących wydania duplikatu EL, przy czym formularze bez podpisu wnioskodawcy oraz pracownika dziekanatu nie będą przyjmowane,
8. niezwłocznego zgłaszania administratorom SELS problemów z przedłużeniem EL – opis stosownych procedur znajduje się w §10,
9. określania powodu braku blankietu EL po zgłoszeniu tego faktu przez użytkownika EL (w tym sprawdzenie poprawności i kompletności danych oraz obecności zdjęcia w SELS) – opis stosownych procedur znajduje się w §9,
10. zgłaszania w szczególnych wypadkach administratorom bazy danych systemu dziekanatowego konieczności wysłania do SELS danych osobowych użytkowników EL – opis stosownych procedur znajduje się w §9,
11. zgłaszanie administratorowi SELS unieważnienia EL, które blokowały wydruk nowych EL zamówionych w systemie IRK,
12. deponowania EL w kartotekach (teczkach) użytkowników EL, którzy utracili status studenta/doktoranta, z zastrzeżeniem procedur opisanych w §13 oraz §14.

§5

Prawa i obowiązki Biura Rekrutacji w zakresie SELS

Pomoc osobom zamawiającym EL poprzez IRK, w szczególności rozwiązywania problemów ze zdjęciem, opłatą za legitymację i innych przyczyn uniemożliwiających wysłanie zamówienia na EL administratorowi SELS.

§6

Prawa i obowiązki administratora bazy danych systemu IRK w zakresie SELS

1. Administratorzy bazy danych systemu IRK są uprawnieni do otrzymywania z Kwestury danych finansowych w celu weryfikacji statusu opłat za blankiet EL.

2. Administratorzy bazy danych systemu IRK są zobowiązani do:

1. stałego przekazywania administratorom SELS zamówień na EL, tj. zdjęć oraz statusu płatność i za blankiet EL osób przyjętych na studia, przy czym przekazywanie danych dostępnych w dniu poprzednim musi odbywać się do godziny 12.00 następnego dnia,
2. blokowania użytkownikom EL możliwości edycji danych oraz zdjęć w IRK po zakończeniu procesu rekrutacji w danym roku kalendarzowym.

§7

Obowiązki administratora bazy danych systemu dziekanatowego w zakresie SELS

Administratorzy bazy danych systemu dziekanatowego są zobowiązani do stałego przekazywania administratorom SELS danych użytkowników EL na potrzeby przygotowania do wydania EL oraz funkcjonowania SELS, a w szczególności po uprzednim zgłoszeniu tego faktu przez pracownika dziekanatu – opis stosownych procedur znajduje się w §9.

§8

Prawa i obowiązki użytkownika EL

1. Użytkownik EL jest zobowiązany do:

1. przestrzegania regulaminu SELS,
2. zwrotu EL do właściwego dziekanatu niezwłocznie po utracie statusu studenta, uczestnika studiów doktoranckich,
3. niezwłocznego zgłoszenia kradzieży, utraty lub zniszczenia blankietu EL na formularzu stanowiącym:
   
   1. 1. w przypadku studentów Załącznik nr 1 do regulaminu EL,
      2. w przypadku studiów doktoranckich Załącznik nr 2 do regulaminu EL,
         oraz złożenia oświadczenia o utracie blankietu EL stanowiącego Załącznik nr 14 do regulaminu EL.
4. przestrzegania w zakresie użytkowania EL zaleceń oraz stosowanie się do wytycznych pracowników dziekanatów, pracowników Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS, a w szczególności administratorów SELS.

2. Użytkownik EL ma prawo do:

1. otrzymania pierwszego egzemplarza blankietu EL przy łącznym spełnieniu następujących warunków:
   a) uzyskanie potwierdzonego wpisem do systemu dziekanatowego statusu studenta lub uczestnika studiów doktoranckich (np. zakwalifikowanie się na studia w procesie rekrutacji lub wznowienie wcześniej przerwanych studiów),
   b) wniesienie stosownej opłaty za blankiet EL:
   
   • wysokość opłaty za pierwszy egzemplarz blankietu ELS reguluje rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów z dnia 14 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 nr 201 poz. 1188) oraz przepisy wewnętrzne uczelni,
   • wysokość opłaty za pierwszy egzemplarz blankietu ELD reguluje rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów doktoranckich i stypendiów doktoranckich z dnia 24 października 2014 r. (Dz. U. z 2014 poz. 1480) oraz przepisy wewnętrzne uczelni.
   c) dostarczenie zdjęcia w wersji elektronicznej zgodnie z wymaganiami zawartymi w §15.
2. otrzymania duplikatu blankietu EL z następujących przyczyn:
   a) utrata, zagubienie, zniszczenie blankietu,
   b) zmiana danych osobowych na skutek zmiany adresu zameldowania lub/i zmiany imienia lub/i nazwiska,
   c) niezgodność danych lub zdjęcia ze stanem faktycznym – na otrzymanym blankiecie EL występują inne dane lub zdjęcie niż zostały podane w procesie rekrutacji, w systemie IRK – bez opłat,
   d) niezgodność danych lub/i zdjęcia ze stanem faktycznym na skutek podania błędnych danych osobowych lub/i nieprawidłowego zdjęcia w systemie IRK.
   
   Wysokość opłaty za duplikat blankietu ELS reguluje rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów z dnia 14 września 2011 r. (Dz. U. z 2011 nr 201 poz. 1188) oraz przepisy wewnętrzne uczelni –
   nie dotyczy pkt. 2 lit c).
   
   Wysokość opłaty za duplikat blankietu ELD reguluje rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie studiów doktoranckich i stypendiów doktoranckich z dnia 24 października 2014 r. (Dz. U. z 2014 poz. 1480) oraz przepisy wewnętrzne uczelni – nie dotyczy pkt. 2 lit c).
3. korzystania z blankietu EL w roli karty bibliotecznej,
4. korzystania z blankietu EL w roli Karty Biletu Elektronicznego,
5. korzystania z blankietu EL w roli karty identyfikacyjnej/ dostępu do wyznaczonych pomieszczeń, lokalizacji i punktów – kwestie dostępu do ww. regulują osobne przepisy.

§9

Procedura postępowania w sytuacji, gdy użytkownik EL zgłasza, że nie otrzymał blankietu EL

1. Pracownik dziekanatu jest zobowiązany do samodzielnego sprawdzenia w aplikacji OptiCAMP będącej składnikiem SELS poprawności i kompletności danych, obecności zdjęcia użytkownika EL oraz statusu płatności za blankiet EL.

2. W sytuacji, gdy w aplikacji OptiCAMP będącej składnikiem SELS:

1. nie ma danych osobowych użytkownika EL, a występują one w systemie dziekanatowym pracownik dziekanatu jest zobowiązany do powiadomienia (telefonicznie, mailem etc. administratorów bazy danych systemu dziekanatowego o konieczności wysłania brakujących danych użytkownika EL do SELS.
2. nie ma zdjęcia użytkownika EL, pracownik dziekanatu jest zobowiązany do powiadomienia użytkownika EL o konieczności sprawdzenia dopełnienia wszystkich formalności w IRK wymaganych do wysłania zamówienia na EL przez administratora baz danych systemu IRK.
3. wcześniej wydrukowana na innym kierunku studiów EL jest aktywna (brak unieważnienia), co blokuje wydruk nowej EL zamówionej podczas rekrutacji w IRK:
   a) poinformować użytkownika EL o konieczności unieważnienia EL,
   b) pracownik dziekanatu obsługujący kierunek, na którym EL jest aktywna jest zobowiązany do unieważnienia EL i poinformowania o tym fakcie (mailowo, telefonicznie etc.) administratora SELS.
4. nie ma informacji o płatności za blankiet EL, pracownik dziekanatu jest zobowiązany do:
   a) weryfikacji okazanej przez użytkownika EL kserokopii dowodu opłaty za blankiet EL pod kątem potwierdzenia dokonania opłaty za blankiet EL oraz wysokości samych opłat regulowanych przez rozporządzenie Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów z dnia 2 listopada 2006 (Dz. U. 2006 Nr 224, poz. 1634) oraz rozporządzenia Ministra Nauki i Szkolnictwa Wyższego z dnia 5 października 2011 roku w sprawie studiów doktoranckich i stypendiów doktoranckich (Dz. U. Nr 225, poz. 1351) lub,
   b) kontaktu z Kwesturą w celu ustalenia statusu płatności za blankiet EL oraz poinformowania użytkownika EL o działaniach, które winien podjąć w celu dokonania płatności, o ile płatność nie została wcześniej dokonana, z uwzględnieniem faktu, żeużytkownik EL winien dokonywać opłat za elektroniczną legitymację na indywidualne konto bankowe oznaczone jako „za legitymację”, to jest na konto bankowe umieszczone na trzeciej pozycji od dołu (końcówka numeru konta: 08) na wykazie indywidualnych kont bankowych przekazanym przez dziekanat.

§10

Procedura rozwiązywania problemów z przedłużeniem blankietu EL

1. W przypadku braku możliwości prz edłużenia ważności blankietu EL (o czym informuje aplikacja OptiCAMP) z powodu braku stosownych uprawnień (np. użytkownik EL zmienił główny kierunek studiów i nie nastąpiła zamiana kierunku w SELS w sposób automatyczny) pracownik dziekanatu jest zobowiązany do zmiany kierunku studiów
na kierunek główny w aplikacji OptiCAMP.

2. W przypadku braku możliwości odczytania danych użytkownika EL z blankietu EL (o czym informuje aplikacja OptiCAMP komunikatem: brak karty w czytniku):

1. pracownik dziekanatu jest zobowiązany do natychmiastowego powiadomienia administratora SELS o braku możliwości przedłużenia ważności blankietu EL na skutek prawdopodobnego uszkodzenia. Powiadomienie administratora SELS przez pracownika dziekanatu musi odbywać się pisemnie na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do regulaminu EL - do ww. formularza powinien być dołączony blankiet EL, którego dotyczy zgłoszenie.
2. niezwłocznie po otrzymaniu zgłoszenia na formularzu stanowiącym Załącznik nr 3 do regulaminu EL administrator SELS winien dokonać w stępnej ekspertyzy blankietu EL, polegającej na:
   a) sprawdzeniu daty wydruku blankietu EL (gwarancja dostawcy na blankiet EL wynosi 12 miesięcy od daty wydruku),
   b) testowym odczycie blankietu ELw czytniku,
   c) oględzinach powierzchni blankietu EL pod kątem uszkodzeń mechanicznych.
3. niezwłocznie po zakończeniu ekspertyzy wstępnej administrator SELS winien powiadomić pracownika dziekanatu oraz użytkownika EL o jej wynikach przesyłając do dziekanatu stosowne formularze:
   a) w przypadku wygaśnięcia okresu gwarancyjnego na blankiet EL lub stwierdzenia jego uszkodzenia mechanicznego na etapie ekspertyzy wstępnej administrator SELS wypełnia i przesyła na ręce pracownika dziekanatu formularze stanowiące Załącznik nr4 oraz Załącznik nr 5 do regulaminu EL – pracownik dziekanatu jest zobowiązany do powiadomienia użytkownika EL (Załącznik nr 5 do regulaminu EL) o konieczności wystąpienia o duplikat blankietu EL na formularzu stanowiącym Załącznik nr 1 dla studentów lub Załącznik nr 2 dla doktorantów do regulaminu EL oraz wniesieniu stosownej opłaty za wydanie duplikatu blankietu EL.
   b) w przypadku braku możliwości stwierdzenia uszkodzenia blankietu EL na etapie wstępnej ekspertyzy administrator SELS jest zobowiązany do niezwłocznego przesłania uszkodzonego blankietu EL do dostawcy blankietów EL (dotyczy wyłącznie blankietów EL będących na gwarancji). Kwestie ochrony danych osobowych przesyłanych do dostawcy blankietów EL reguluje stosowna umowa. Jednocześnie administrator SELS wypełnia i wysyła na ręce pracownika dziekanatu formularze stanowiące Załącznik nr 6 oraz Załącznik nr 7 do regulaminu EL – pracownik dziekanatu jest zobowiązany do powiadomienia użytkownika EL (Załącznik nr 7 do regulaminu EL) o warunkowym wydaniu bezpłatnego duplikatu EL na czas ekspertyzy blankietu u dostawcy oraz konieczności późniejszej opłaty za wydany warunkowo bezpłatny duplikat blankietu EL jeśli ekspertyza u dostawcy blankietów EL wykaże uszkodzenie mechaniczne blankietu z winy jego użytkownika.

§11

Procedura wydawania EL

1.Czyste blankiety EL są zamawiane przez Dział Zamówień Publicznych na wniosek Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS.

2.Sekcja Obsługi Informatycznej UMCS dokonuje personalizacji czystego blankietu EL w procesie wydruku EL.

3. Komplet poprawnie wydrukowanych EL jest dostarczany (osobiście przez pracownika Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS lub pocztą przez Kancelarię UMCS) do dziekanatu wrazz ilościowym pokwitowaniem otrzymanych blankietów stanowiącym Załącznik nr 8 do regulaminu ELoraz jednym egzemplarzem protokołu wydruku, który zawiera: nazwę wydziału, kierunku i programu studiów, semestr oraz imiona, nazwiska i numery albumów studentów i uczestników studiów doktoranckich, dla których przygotowano legitymacje. Drugi egzemplarz protokołu pozostaje w dokumentacji Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS.

4. Pracownik dziekanatu po sprawdzeniu zgodności dostarczonego kompletu poprawnie wydrukowanych EL z protokołem wydruku podpisuje i odsyła do Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS dołączone do protokołu wydruku pokwitowanie ilościowe otrzymanych blankietów EL stanowiące Załącznik nr 8 do regulaminu EL.

5. EL wydawane są użytkownikom EL za potwierdzeniem odbioru, a w dziekanacie prowadzony jest rejestr wydanych EL (zgodnie z przepisami rozporządzenia ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów).

6. Blankiety EL, które zostaną nieprawidłowo spersonalizowane lub zniszczone w procesie wydruku EL podlegają anulowaniu i są likwidowane przez Komisję Rektorską ds. Likwidacji Mienia i Aparatur Naukowej.

§12

Procedura wydawania hologramów

1. Hologramy są zamawiane przez Dział Zamówień Publicznych na wniosek Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS.

2. Dysponent hologramów pobiera hologramy za pokwitowaniem stanowiącym:

1. Załącznik nr 9 do regulaminu EL dla hologramów semestralnych (studia I i II stopnia),
2. Załącznik nr 11 do regulaminu EL dla hologramów rocznych (studia III stopnia),
   z Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS hologramy, które traktowane są jako druki ścisłego zarachowania i są ewidencjonowane ilościowo w SELS.
3. Hologramy umieszczane są na blankietach EL otrzymanych z Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS.
4. Hologramy, które ulegną zniszczeniu albo przedawnieniu przekazywane są Sekcji Obsługi Informatycznej UMCS po zakończeniu każdego semestru wraz z protokołem rozliczenia stanowiącym:
   1) Załącznik nr 10 do regulaminu EL dla hologramów semestralnych (studia I i II stopnia),
   2) Załącznik nr 12 do regulaminu EL dla hologramów rocznych (studia III stopnia).
   Przeznaczone do likwidacji hologramy należy nakleić na kartkę papieru, przekreślić i opatrzyć adnotacją „anulowane” i przedstawić z protokołem rozliczenia podpisanym przez dysponenta hologramów oraz kierownika dziekanatu.
5. Hologramy, które ulegną zniszczeniu albo przedawnieniu są likwidowane przez Komisję Rektorską ds. Likwidacji Mienia i Aparatur Naukowej.
6. W przypadku, gdy użytkownik EL nie odbierze blankietu EL, na którym umieszczony został hologram, blankiet EL wraz z hologramem deponowany jest w teczce użytkownika EL.

§13

Procedura postępowania w sytuacji, gdy użytkownik EL studiuje na więcej niż jednym kierunku studiów

1. Użytkownik EL studiujący na więcej niż jednym kierunku studiów ma prawo tylko do jednego egzemplarza EL wydawanego na głównym kierunku studiów.

2. W sytuacji zakończenia studiów na głównym kierunku studiów (w świetle przepisów rozporządzenia ministra właściwego ds. szkolnictwa wyższego w sprawie dokumentacji przebiegu studiów) użytkownik EL jest w zobowiązany do złożenia pisemnego zaświadczenia (będącego Załącznikiem nr 13 do regulaminu EL) o kontynuacji studiów na kierunku dodatkowym.

3. Pracownik dziekanatu obsługującego główny kierunek studiów użytkownika EL jest zobowiązany do odnotowania faktu kontynuowania studiów na kierunk u dodatkowym przez użytkownika EL oraz niezwłoczną zmianę kodu oraz nazwy wydziału, kierunku i specjalności w SELS, zgodnie z treścią zaświadczenia będącego Załącznikiem nr 13 do regulaminu EL.

4. Pisemne zaświadczenie, stanowiące Załącznik nr 13 do regulaminu EL jest dla pracownika dziekanatu obsługującego dotychczasowy główny kierunek studiów dokumentem potwierdzającym rozliczenie się użytkownika EL z blankietu.

5. W rozumieniu SELS kierunek dodatkowy użytkownika EL staje się jego kierunkiem głównym.

6. Użytkownik EL kontynuujący studia na kierunku dodatkowym i korzystający z blankietu EL wydanego na kierunku głównym jest z wolniony z opłat za blankiet EL w procesie rekrutacji na dodatkowy kierunek studiów.

§14

Procedura postępowania w sytuacji, gdy użytkownik ELS studiuje w systemie studiów dwustopniowych

1. Użytkownik ELS studiujący w systemie studiów dwustopniowych ma możliwość użytkowania w ramach studiów drugiego stopnia blankietu ELS wydanego na studiach pierwszego stopnia.

2. Pracownik dziekanatu obsługujący studia pierwszego stopnia użytkownika ELS jest zwolniony z konieczności:

1. natychmiastowego unieważniania blankietu ELS,
2. deponowania blankietu ELS w teczce użytkownika ELS.

3. Procedura unieważnienia i deponowania blankietów ELS może być przeprowadzona dopiero po 31 października roku, w którym absolwent ukończył studia pierwszego stopnia.

4. Blankiet ELS użytkowany wcześniej w ramach studiów pierwszego stopnia przedłużany jest na kierunku studiów drugiego stopnia. Użytkownik ELS jest zwolniony z opłaty za blankiet ELS w procesie rekrutacji na studia drugiego stopnia.

5. Jeżeli podczas procesu przedłużania ELS na kierunku studiów drugiego stopnia wystąpi problem, należy zastosować procedurę zmiany kierunku głównego - opis procedury znajduje się w §10 pkt. 1.

§15

Wymagania techniczne dla zdjęć na EL

1. Zdjęcie do EL powinno spełniać te same wymagania dot. wizerunku osoby co zdjęcie do dowodu osobistego oraz określone niżej wymagania techniczne:

1. zdjęcie w postaci elektronicznej winno mieć rozmiary 300 pikseli na 375 pikseli,
2. plik ze zdjęciem winien być zapisany w formacie JPG i winien mieć rozmiar nie większy niż 50 kilobajtów,
3. w nazwie pliku ze zdjęciem powinien znajdować się wyłącznie numer PESEL użytkownika EL.