Obowiązki organizacji zostały opisane w Regulaminie stanowiącym załącznik do Zarządzenia Rektora nr 47/2018 (§13-16).

1. Sprawozdanie z działalności (merytoryczne)
Jednym z obowiązków każdej organizacji jest złożenie do 15 stycznia każdego roku sprawozdania merytorycznego ze swojej działalności za rok ubiegły (wzór sprawozdania w załączniku). Sprawozdanie to dotyczy ubiegłego roku kalendarzowego, a nie akademickiego. Należy je składać w Biurze Spraw Studenckich- Zespół ds. obsługi kół naukowych i organizacji studenckich DS "Helios" ul. Czwartaków 13 pok. 8. Brak ich terminowego przedłożenia skutkuje zawieszeniem organizacji.

2. Sprawozdania finansowe- Grant Władz Rektorskich
W przypadku otrzymania dofinansowania z Grantu Władz Rektorskich organizacja jest zobowiązana do złożenia sprawozdania finansowego (nawet jeśli środki te ostatecznie nie zostały wykorzystane) w terminach: 

  • za semestr letni- do 15 października
  • za semestr zimowy- do 15 marca

Sprawozdania finansowe należy składać w Biurze Spraw Studenckich- Zespół ds. obsługi kół naukowych i organizacji studenckich DS "Helios" ul. Czwartaków 13 pok. 8. Brak ich terminowego przedłożenia skutkuje zawieszeniem organizacji oraz brakiem możliwości wnioskowania o dofinansowanie z grantu przez najbliższy rok (wzór sprawozdania w załączniku). Do sprawozdania należy dołączyć kopie dokumentów księgowych- umowy, rachunki, faktury, noty itp.

3. Sprawozdania finansowe- Grant Samorządu Studentów
W przypadku otrzymania dofinansowania z Grantu Samorządu Studentów organizacja jest zobowiązana do złożenia sprawozdania finansowego (nawet jeśli środki te ostatecznie nie zostały wykorzystane) raz w roku w terminie do 15 stycznia (wzór sprawozdania w załączniku)Do sprawozdania należy dołączyć kopie dokumentów księgowych- umowy, rachunki, faktury, noty itp.

4. Sprawozdania finansowe- Grant Biura Promocji UMCS
Sprawozdanie z wykorzystania środków grantowych należy złożyć w 2 wersjach:

  • papierowej- do Biura Promocji UMCS (pl. Marii Curie-Skłodowskiej 5, XIII piętro, pokój 1305, godz. 7:15 - 15:15)
  • elektronicznej- na adres e-mail: promocja@umcs.pl. Sprawozdanie w formie elektronicznej powinno zawierać szczegółowe informacje, dotyczące terminów i miejsc poszczególnych realizacji wraz z załącznikami. Załącznikiem powinny być zdjęcia, ulotki, plakaty, artykuły lub inne materiały, nawiązujące do zrealizowanego projektu.

W przypadku organizacji, które otrzymały dofinansowanie, ale nie skorzystały ze środków grantowych, konieczne jest przedstawienie sprawozdania ze wskazaniem powodu niezrealizowania projektu. Szczegóły (link).

5. Sprawozdania finansowe- Grant Dziekana Wydziału Humanistycznego
Sprawozdanie z wykorzystania środków grantowych należy złożyć bezpośrednio u Organizatora konkursu. Szczegóły (link).