Procedura wyjazdu

Pracownik/doktorant składa wniosek dotyczący zagranicznej podróży służbowej na wzorze zamieszczonym poniżej w Zespole ds. Wyjazdów Zagranicznych, Rektorat p. 1308, tel. 81 537 52 20. Podanie powinno zawierać dokładne informacje dotyczące celu wyjazdu, jego terminu, źródła finansowania pobytu i podróży oraz szacunkowy koszt wyjazdu, zgodnie z uregulowaniami zawartymi w poniższych aktach wewnętrznych UMCS.

W związku z Komunikatem Rektora UMCS w Lublinie z dnia 4 stycznia 2019 roku obowiązuje wniosek o zagraniczną podróż służbową w odniesieniu do wszystkich służbowych wyjazdów zagranicznych. 

W przypadku gdy pracownik nie stara się o dofinansowanie wyjazdu zagranicznego ze środków będących w dyspozycji UMCS lub w ramach grantu realizowanego na podstawie umowy, której stroną jest UMCS, a wyjazd jest dłuższy niż dwa tygodnie należy złożyć wniosek o urlop płatny na podstawie art. 130 pkt. 3 Ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, z dnia 20 lipca 2018 r. Urlopu płatnego udziela Rektor na wniosek pracownika, po uzyskaniu opinii rady wydziału, a w przypadku pracowników jednostek innych niż podstawowe, po uzyskaniu opinii kierownika właściwej jednostki organizacyjnej (zgodnie z §113 Statutu UMCS). Wówczas nie składają Państwo wniosku o zagraniczną podróż służbową. Więcej informacji na temat urlopów naukowych płatnych można uzyskać tutaj lub w Centrum Kadrowo-Płacowym.

W każdym innym przypadku (np. finansowanie w ramach pozyskanego grantu, środków wydziałowych, itp.) przy wyjeździe zagranicznym należy złożyć wypełniony wniosek o zagraniczną podróż służbową na wzorze zamieszczonym poniżej.

Wyjeżdżający powinien dołączyć do wniosku kserokopię zaproszenia potwierdzającego jego przyjęcie przez uczelnię zagraniczną. Pracownicy wyjeżdżający za granicę na konferencje lub sympozja, proszeni są o dołączanie do wniosku dokumentu poświadczającego swój czynny udział (wygłoszenie referatu, poster, udział w komitecie organizacyjnym). W załącznikach do wniosku należy również podać informację czy strona zapraszająca pokrywa (częściowo lub całkowicie) koszty pobytu, zakwaterowania i podróży.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 kwotę diety zmniejsza się o koszt zapewnionego wyżywienia np. w ramach opłaty konferencyjnej, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: 1) śniadanie -15% diety; 2) obiad - 30% diety; 3) kolacja - 30% diety. Ponadto w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie, powyższe przepisy stosuje się odpowiednio. W związku z tym prosimy o pomniejszanie diet w składanych wnioskach zgodnie z powyższymi przepisami.

 WZÓR WNIOSKU/APPLICATION FORM

W przypadku opłat dodatkowych (opłata konferencyjna, depozyt hotelowy) należy dodatkowo wypełnić WNIOSEK O DOKONANIE PRZELEWU/TRANSFER TEMPLATE.

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29.01.2013 z tytułu podróży służbowej za granicę, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują:

  1. diety
  2. zwrot kosztów:
  • noclegów
  • przejazdów
  • dojazdów środkami komunikacji miejscowej
  • innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownikowi przysługuje:
1. Ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu.
2. Diety pobytowe w wysokości ustalonej przez Ministra dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Pracownikowi/doktorantowi, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne całodzienne wyżywienie, przysługuje 25% diety (‘kieszonkowe’).
3. Zwrot kosztów za noclegi w granicach limitu określonego rozporządzeniem do rozliczenia rachunkiem. W przypadku nieprzedłożenia rachunku za nocleg, pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu.

Wysokość diet zagranicznych stanowi załącznik do w/w Rozporządzenia (str. 7-10).

Po podjęciu decyzji przez właściwego Prorektora, Centrum Współpracy Międzynarodowej rejestruje wniosek w Systemie SAP.

Zaliczki walutowe i złotówkowe pracownicy odbierają w banku Pekao SA - oddział w budynku Rektoratu UMCS, parter.

Wyjazd należy rozliczyć w ciągu 14 dni od zakończenia podróży w Kwesturze (pokój 806) następującymi dokumentami:

- fakturami/rachunkami w przypadku opłaty konferencyjnej,
- fakturami/rachunkami w przypadku hotelu.

       Faktura musi być wystawiona na adres uczelni:               
          UNIWERSYTET MARII CURIE-SKŁODOWSKIEJ               
               PLAC MARII CURIE-SKŁODOWSKIEJ 5
                        20-031 LUBLIN, POLAND
                      VAT/NIP: PL 712 010 36 92

W przypadku jakichkolwiek pytań/wątpliwości prosimy o kontakt telefoniczny: Beata Pruchniak i Eliza Słoboda, Zespół ds. Wyjazdów Zagranicznych, Rektorat, pokój nr 1308, tel. 81 537 52 20.