W XXI w. trudno sobie wyobrazić świat bez technologii informatycznych, które wkroczyły właściwie w każdy obszar życia i każdą branżę. W jaki sposób wykorzystuje się je na uniwersytetach i jakie to niesie ze sobą korzyści?
Rozwój technologii informatycznych opiera się w dużej mierze na zdobywaniu wiedzy o użytkownikach rozwiązań, w jakich te technologie są stosowane. Jakiś czas temu dotarłem do artykułu, w którym zawarto tezę, iż dane mieszkańców UE będą warte w 2020 r. prawie bilion euro, a więc to, co wiedzą o nas systemy informatyczne czy portale społecznościowe, to ogromny kapitał i to nie tylko finansowy.
Myślę, że jest to bardzo istotny czynnik, który pozwala nam kreować rozwiązania i usługi również na Uczelni, bo gdybyśmy nie posiadali informacji o naszych pracownikach, studentach i doktorantach, nie moglibyśmy odpowiednio profilować pomysłów na rozwój np. oferty kształcenia. Według mnie przetwarzanie oraz dostęp do danych jest największym skokiem ostatnich lat w obszarze IT na uniwersytetach. Pojawiają się nowe rozwiązania, wszystkie uczelnie mają zintegrowane systemy informatyczne, które wspomagają proces obsługi interesantów, studentów, doktorantów, ale też są wsparciem w realizacji różnych procesów dla kadry zarządzającej, jednostek merytorycznie odpowiedzialnych za kształcenie kadr, księgowość itd. Te rozwiązania opierają się na przetwarzaniu danych, na podstawie których można robić projekcje finansowe, czyli np. sprawdzić, czy określone studia są opłacalne czy nie lub czy są bardzo kosztochłonne i wymagają pozyskania dodatkowych źródeł finansowania. Można również na podstawie danych studentów czy absolwentów badać, w jakich branżach podejmują oni pracę i dzięki temu odpowiednio profilować kierunki kształcenia.
Tak więc odpowiednie zbiory danych jesteśmy w stanie dowolnie w zakresie przyjętych zgód i w ramach prawa wykorzystywać w celu projektowania i podejmowania działań sprawiających, że Uczelnia będzie coraz lepszym miejscem dla kandydatów, studentów, doktorantów, a także pracowników.
Drugim istotnym aspektem rozwoju technologii informatycznych jest szeroko pojęta mobilność. Kilkanaście lat temu realizowaliśmy na UMCS projekt legitymacji elektronicznej, w ramach którego budowaliśmy na każdym wydziale „infokioski”, czyli dedykowane stanowiska komputerowe z dostępem do Internetu. Zakładaliśmy wtedy, że każda osoba będzie mogła wejść do któregoś z budynków Uczelni i na „infokiosku” sprawdzić sobie rozkład jazdy komunikacji miejskiej czy zamówić książkę w naszej bibliotece. To były czasy, kiedy większość ludzi miała dostęp do Internetu głównie w domach, zaś laptopy były rzadkością. Potem nastąpił technologiczny skok, a proces miniaturyzacji i rozwoju narzędzi skupił się na smartfonach, tabletach i laptopach. W tej chwili większość spraw można załatwić za pomocą telefonów, więc trzeba pamiętać o tworzeniu aplikacji dla użytkowników. Z tego względu na naszej Uczelni powstał Mobilny USOS, który został wprowadzony dwa lata temu. Docelowo staramy się, aby każde nowe narzędzie, które powstaje na Uczelni, było narzędziem responsywnym, czyli żeby dało się z nim pracować i na tablecie, i na smartfonie równie efektywnie jak na komputerze stacjonarnym.
Jakie rozwiązania zostały wprowadzone w ciągu ostatnich lat na UMCS?
Wprowadzone rozwiązania dotyczą kilku obszarów funkcjonowania Uczelni. Jeden z nich to tzw. rdzeń biznesowy, czyli centralne narzędzia administracyjne. Jest z nim związany system zintegrowany oparty na platformie SAP, w ramach której są dostępne moduły dla poszczególnych grup czy jednostek odpowiedzialnych za funkcjonowanie Uczelni jak kadry, płace, kwestura, badania naukowe. W zeszłym roku uruchomiony został moduł zamówień publicznych (SAP MM), który jest w stanie obsłużyć cały proces realizacji zamówienia od złożenia wniosku, przez wysłanie zamówienia lub zrealizowanie przetargu do rozliczenia faktury. Wszystko odbywa się drogą elektroniczną, a co za tym idzie ilość generowanych dokumentów wersji papierowej jest minimalna. Niestety pandemia pokrzyżowała plany związane z sukcesywnym uruchomieniem tego rozwiązania w jednostkach UMCS. Mam nadzieję, że po zakończeniu pandemii uda nam się wznowić szkolenia dla pracowników, a co za tym idzie objąć zasięgiem działania modułu SAP MM wszystkie jednostki naszej Uczelni.
W zeszłym roku rozpoczęliśmy także konfigurację nowego systemu pocztowego dla pracowników opartego na rozwiązaniu Microsoft Exchange. W chwili obecnej migrujemy konta użytkowników ze starego systemu pocztowego, co jest procesem skomplikowanym ze względu dużą ilość danych użytkowników, które należy przenieść pomiędzy systemami. Przy okazji postanowiliśmy też uporządkować kwestię identyfikatorów użytkowników naszych systemów informatycznych. Jesteśmy dosyć dużą organizacją, co przekłada się na dużą liczbę użytkowników, którym należy nadać indywidualne identyfikatory do systemów informatycznych, a związane z tym fluktuacje nazwisk oraz imion były bardzo problematyczne. Uprościliśmy więc ten proces, a równocześnie utrudniliśmy przechwycenie kont ze względu na wprowadzenie elementu losowości w procesie tworzenia nowych identyfikatorów. Dodatkowym atutem przy tej zmianie jest udostępnienie użytkownikom możliwości odzyskania hasła na alternatywny adres e-mail lub numer telefonu komórkowego. Dzięki temu użytkownik nie ma potrzeby osobistego kontaktu z administratorem w tej sprawie. Wystarczy wejść na dedykowaną stronę WWW, żeby dokonać tej czynności. Poza tym bardzo nam zależy na optymalizacji procesu dostępu do naszych systemów, czyli na uproszczeniu logowania przez wprowadzenie jednego identyfikatora i hasła do wszystkich rozwiązań informatycznych stosowanych na UMCS.
Z kolei od 1 kwietnia br. działa na UMCS nowy portal rekrutacyjny, który zastąpił stare rozwiązanie znane pod nazwą Internetowa Rejestracja Kandydatów. Pozwala on w zasadzie na w pełni elektroniczną obsługę procesu rekrutacji na studia. Kandydat rejestruje się w naszym systemie, wybiera konkretne kierunki studiów, uiszcza opłatę rekrutacyjną, a następnie oczekuje na swoim koncie w systemie na elektroniczną decyzję o przyjęciu na studia. Dużym atutem rozwiązania jest wewnętrzny obieg dokumentów związanych z obsługą procesu przyjmowania kandydata na studia na naszej Uczelni. W zasadzie system może być też stosowany do rekrutacji na studia podyplomowe, kursy, szkolenia itp.
Przedstawione wyżej rozwiązania należą do kategorii, jak ja to określam, „widocznych dla użytkowników”. Z wielu jednak działań związanych z informatyzacją UMCS sami użytkownicy rozwiązań informatycznych nie zdają sobie sprawy. Dla przykładu: na potrzeby ochrony udostępnianych usług informatycznych został wdrożony nowoczesny system bezpieczeństwa IT oparty o grupę urządzeń tzw. „zapór ogniowych”. Z punktu widzenia użytkownika nic się nie zmienia, a sama zmiana jest w zasadzie nieodczuwalna, natomiast zwiększa się bezpieczeństwo użytkownika korzystającego z rozwiązań informatycznych na UMCS. Podobnie jest z filtrem antyspamowym, który jest w trakcie wymiany. To rozwiązanie informatyczne, które w sposób automatyczny zapobiega przychodzeniu na skrzynki pocztowe pracowników dużej ilości niechcianych wiadomości (SPAM). Z punktu widzenia użytkownika może zmienić się nieco sposób, w jaki będzie powiadamiany przez system o spamie, ale jeśli tego spamu nie dostaje, to znaczy, że system działa efektywnie, a użytkownik nawet nie zastanawia się na temat stosowanych w tym zakresie rozwiązań.
Przy okazji chciałbym podkreślić bardzo dużą rolę pracowników UMCS uczestniczących w realizacji inicjatyw informatycznych. Bez wykfalifikowanej kadry specjalistów po stronie LubMAN UMCS, współpracy z jednostkami odpowiedzialnymi merytorycznie za dany obszar funkcjonowania Uczelni, jak Kwestura, Dział Zamówień Publicznych, Biuro Rekrutacji czy Centrum Promocji, nigdy nie udałoby się wdrożyć żadnej usługi informatycznej dedykowanej określonej grupie użytkowników. Wspomniana wyżej synergia stanowi o sporym potencjale naszego Uniwersytetu w zakresie realizowania najbardziej wymagających projektów informatycznych.
W jaki sposób wybuch pandemii wpłynął na funkcjonowanie Uczelni w zakresie technologii informatycznych?
W branży informatycznej znane jest szerokie pojęcie tzw. transformacji cyfrowej, która jest w zasadzie ewolucją pojęcia informatyzacja. Sama transformacja cyfrowa to proces przemyślany, kosztowny, rozłożony w czasie, przenoszący kolejne dziedziny funkcjonowania podmiotu do sfery informatycznej. Natomiast gdy wybuchła pandemia koronawirusa, bardzo wiele instytucji musiało go przejść dosyć intensywnie. Podobnie było na UMCS. Początkowo wszyscy zakładaliśmy, że lockdown potrwa parę tygodni i w zasadzie niebawem wrócimy na Uczelnię. Stało się jednak inaczej. Pojawiło się zatem pytanie: „Jak mamy dalej uczyć studentów?”. Trzeba było stworzyć szybko narzędzia do pracy zdalnej i znaleźć odpowiednie rozwiązania elektroniczne na potrzeby kształcenia studentów.
Zaczęliśmy analizować nasze możliwości w tym zakresie, szukać rozwiązań. Mieliśmy wdrożony Wirtualny Kampus oraz USOSmail. Nie było jednak narzędzia pozwalającego na komunikację bezpośrednią oraz pracę zespołową w grupach on-line. Wybór padł na Teams, stąd zdecydowaliśmy się go udostępnić. Atutem rozwiązania była możliwość integracji z funkcjonującym na UMCS mechanizmem do logowania użytkowników. Była to – jak się okazało – nie tylko duża zmiana dla nas – IT, ale też i dla naszych użytkowników, która wymagała od nich szybkiego przestawienia się (w zasadzie w ciągu kilku tygodni) na inny tryb prowadzenia zajęć bądź uczestniczenia w nich. Kształcenie on-line wymagało też od naszych użytkowników wykształcenia nowych kompetencji w tym zakresie – ten sam wykład prezentowany na rzutniku w auli jest zupełnie inaczej odbierany niż ten w wersji oglądanej na ekranie monitora, gdy mamy 20–30 osób, które są wyłącznie kafelkami na ekranie. Takie spotkania przebiegają inaczej, stąd też wymagają innego niż tradycyjne przygotowania. Zdecydowanie trudniej jest utrzymać atencję użytkownika, którego rozprasza wiele rzeczy wokół. Trzeba jednak przyznać, że nasi pracownicy i studenci świetnie sobie poradzili – potrafili się przestawić i w odpowiedni sposób przekształcić swoją pracę.
W czasie pandemii bardzo odrodził się Wirtualny Kampus. Trzeba zaznaczyć, że Teams jest narzędziem do komunikacji, pracy zdalnej i tzw. pracy wspólnej – można za pośrednictwem tego narzędzia zrobić spotkanie, udostępnić pulpit, wspólne edytować dokumenty czy prowadzić egzaminy. Jednak to Wirtualny Kampus jest dedykowanym narzędziem e-learningowym, które wymaga usystematyzowanej wiedzy na temat tego, jak robić kursy e-learningowe. Z tej platformy przed pandemią korzystało kilkaset osób, a teraz jest kilkanaście tysięcy, co faktycznie pokazuje, że ludzie musieli się dostosować do zaistniałej sytuacji.
Przekonaliśmy się też, jakie są nakłady niezbędne do zdalnego kształcenia z naszej strony. Teams jest darmową licencją dla uczelni wyższych w chmurze Microsoftu, ale Wirtualny Kampus i jego rozwiązania do obsługi wideokonferencji wymagają już bardzo dużych zasobów informatycznych. Oba rozwiązania wymagają też nieustannego zaangażowania kilkunastu osób ze strony wybranych jednostek UMCS, zarówno od strony nadzoru technicznego, jak i niesienia pomocy użytkownikom końcowym tych systemów. W zasadzie cały okres pandemii to zwiększone obciążenie pracowników LubMAN UMCS czy Centrum Kształcenia i Obsługi Studiów w zakresie kompleksowego świadczenia usług wsparcia dla użytkowników korzystających z narzędzi wspomagających zdalne nauczanie, co nie jest bez znaczenia dla końcowych efektów kształcenia na naszym Uniwersytecie.
Pandemia wpłynęła też na zmianę świadomości informatycznej użytkowników. W typowej pracy biurowej mamy mniej tzw. rozpraszaczy, korzystamy z odpowiednio zabezpieczonych komputerów służbowych. Inaczej zaś pracuje się w domu, gdzie często dzieli się urządzenia z innymi domownikami i istnieje niebezpieczeństwo, że ktoś przypadkiem wejdzie w posiadanie danych, do których nie powinien mieć dostępu. Kwestia bezpieczeństwa informatycznego była nieustanne poruszana przy okazji jakichkolwiek inicjatyw związanych z wykorzystywaniem do pracy w domu systemów czy rozwiązań informatycznych stosowanych na naszej Uczelni. Musieliśmy też zmienić model wsparcia takich użytkowników i nauczyć się rozwiązywać ich problemy na podstawie ograniczonego kontaktu telefonicznego czy wiadomości e-mail ze zrzutem ekranu, w szczególności biorąc pod uwagę różny stopień kompetencji informatycznych użytkowników, co przekłada się na zdolność interakcji z pracownikiem świadczącym pomoc techniczną.
Jakie będzie wykorzystanie rozwiązań informatycznych po pandemii? Na pewno przez minione półtora roku zmieniły się nasze nawyki i część rozwiązań jak Wirtualny Kampus czy Teams z nami zostanie. Dziś dużo wspomina się o hybrydyzacji zajęć, więc zdajemy sobie sprawę, iż rozwiązania te będą wykorzystywane w mniejszym stopniu niż dotychczas.
Jakie działania będą jeszcze podejmowane przez LubMAN UMCS w zakresie informatyzacji Uczelni?
Na pewno będziemy starali się zakończyć migracje kont pocztowych użytkowników do nowego systemu pocztowego oraz uporządkować kwestię identyfikatorów stosowanych w naszych systemach informatycznych. Planujemy rozbudować nasz system bezpieczeństwa o kolejne zapory ogniowe, które pozwolą na kompleksową ochroną sieci wydziałów oraz instytutów naszej Uczelni.
Kolejne inicjatywy, które są realizowane, to rozbudowa w ramach USOS modułu systemu wspierającego ewaluację nauczyciela akademickiego. Pracujemy również nad produkcyjnym udostępnieniem systemu, który zabezpieczy pocztę elektroniczną oraz komputery pracowników administracyjnych przed wyciekiem danych osobowych. Będą to systemy ostrzegające użytkowników np. przed wysłaniem listy numerów PESEL w Excelu na prywatne konta pocztowe.
Dużym wyzwaniem będzie uruchomienie modułu zamówień publicznych SAP MM dla kolejnych jednostek naszej Uczelni. Jednak korzystanie z tego systemu rozwiąże bardzo wiele problemów i zwiększy efektywność realizacji zamówień publicznych na UMCS. Bierzemy również aktywny udział budowie infrastruktury teleinformatycznej dla nowego budynku Instytutu Pedagogiki. Oprócz tego uczestniczymy w projektowaniu rozwiązań informatycznych w ramach planowanego remontu budynku Biblioteki Głównej UMCS – doradzamy w kwestiach związanych z wyposażeniem przestrzeni ogólnodostępnej dla użytkowników w punkty dostępowe Wi-Fi, ekrany wieloformatowe czy interaktywne tablice. W ramach remontu planujemy też stworzyć dedykowane pomieszczenie, gdzie zlokalizowane zostaną usługi IT udostępniane przez Bibliotekę oraz zapasowe instancje systemów informatycznych stosowanych na UMCS. Współpracujemy również przy projektowaniu repozytorium publikacji naukowych naszych pracowników, które pozwoli w jednym miejscu w przystępny sposób zagregować dokonania pracownika w tym zakresie, jednocześnie umożliwiając Uczelni ewaluację swoich osiągnięć naukowych. Całość będzie zintegrowana z systemami informatycznymi już funkcjonującymi.
Wyrażam przekonanie, iż podejmowane przez Uczelnię inicjatywy informatyczne przełożą się na coraz lepsze jej funkcjonowanie. Sama realizacja tych planów nie będzie możliwa zarówno bez wsparcia osób zaangażowanych bezpośrednio w ten proces, pracowników LubMAN UMCS, jak i innych jednostek UMCS, ale też samych użytkowników, którzy w ostatnim trudnym dla wszystkich okresie, jakim jest pandemia koronawirusa, wykazali się dużą wyrozumiałością dla realizowanych zmian, adaptując się do nowych rozwiązań informatycznych. Osobną kwestią są: pełne wsparcie władz Uczelni, które daje gwarancję podążania za przyjętą wizją Uniwersytetu, oraz zasoby niezbędne na realizację założonych celów. Wyżej wymienione stanowią kluczowe czynniki przy powodzeniu samego wdrożenia, ale też decydują o jakości powstałego narzędzia informatycznego, co przekłada się na efektywny rozwój naszej Uczelni.
