Komunikat Kwestury dot. opisu dokumentów finansowych

Poniżej przedstawiamy komunikat Kwestury UMCS dotyczący sposobu opisywania dokumentów finansowych.

Kwestura UMCS informuje, że do rozliczenia poniesionych przez Uniwersytet wydatków, należy przedstawić następujące dokumenty:

1) Fakturę lub rachunek zawierający:

a. wskazanie jednostki organizacyjnej oraz podpis osoby odbierającej fakturę – pieczątka jednostki;

b. datę wpływu dokumentu do jednostki organizacyjnej UMCS;

c. w przypadku nabycia usług świadczonych przez podmioty zagraniczne – datę wykonania usługi. Dokonując zakupu towarów w państwach Unii Europejskiej oraz importu usług w obrocie międzynarodowym, Uczelnia zobowiązana jest naliczyć i odprowadzić do Urzędu Skarbowego podatek VAT w Polsce za miesiąc, w którym została wystawiona faktura dewizowa / wykonana usługa;

d. pełny opis merytoryczny dokumentu z następującymi danymi:

- potwierdzenie zgodności dokonanego wydatku z ustawą Prawo Zamówień Publicznych oraz wskazanie zastosowania trybu zamówienia zgodnie z wewnętrznym Regulaminem udzielania zamówień publicznych:

  • jeżeli dokonano zakupu przez jednostkę organizacyjną, fakt ten potwierdza osoba upoważniona do podejmowania decyzji z zakresu zamówień publicznych poprzez przywołanie w opisie faktury odpowiedniego artykułu Ustawy PZP;
  • jeżeli przeprowadzono procedurę przez Dział Zamówień Publicznych, fakt ten potwierdza na fakturze osoba merytorycznie nadzorująca realizację zamówienia publicznego poprzez wskazanie numeru umowy oraz potwierdzenie zgodności realizacji zakupu z umową/zamówieniem. Dotyczy to m.in. wszystkich zamówień powyżej 30 tys. EUR, zamówień na dostawę towarów i usług powtarzających się okresowo, zamówień na roboty budowlane oraz dostawę aparatury, zamówień z dziedziny nauki;

- opis uszczegóławiający dokonany zakup – cel zakupu;

- pozycję budżetową, z której wydatek będzie finansowany;

- MPK jednostki/nr zlecenia/element PSP;

- źródło finansowania (ZFIN, ZFST,KNFR);

- potwierdzenie sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym oraz umieszczenie klauzuli o treści „ sprawdzono pod względem merytorycznym” wraz z datą i podpisem osoby do tego upoważnionej, zgodnie z udzielonym pełnomocnictwem;

- inne dane wymagane odrębnymi przepisami, np. dotyczącymi działalności statutowej (numer/nazwa zadania w ramach działalności statutowej lub grantu), projektów finansowanych z funduszy strukturalnych i innych źródeł.

2) Wniosek/zamówienie/zlecenie/dokument odprawy celnej (SAD);

3) Protokół z wyboru ofert lub potwierdzenie w innej formie dla zamówień publicznych o wartości do 4 tys. PLN realizowanych w trybie uproszczonym, zgodnie z obowiązującym w Uniwersytecie Regulaminem, tj. opis na dokumencie potwierdzający dokonanie zamówienia;

4) Dokument OT/wpis do ewidencji pozaksięgowej/protokół/karta inwentarzowa;

5) Przy zakupie książek – wpis do rejestru biblioteki i potwierdzenie przyjęcia do ewidencji przez kierownika biblioteki;

6) Przy zakupie nagród rzeczowych/książek przeznaczonych na nagrody w konkursach: regulamin konkursu, protokół z posiedzenia komisji konkursowej oraz pokwitowanie odbioru nagród przez osoby nagrodzone.

Powyższe dokumenty powinny zostać niezwłocznie, tj. co najmniej 4 dni przed upływem terminu płatności, przekazane do Zespołu Finansowego Kwestury UMCS – Rektorat, VIII piętro, pok.806.

Faktury/rachunki rozliczające przedpłaty środków przekazanych przez Uczelnię tytułem opłat konferencyjnych i innych należy niezwłocznie po ich otrzymaniu opisać i przekazać do ww. Zespołu.

Przekazanie dokumentów finansowych w czasie uniemożliwiającym terminowe ich rozliczenie i zapłatę skutkuje wystawieniem przez kontrahenta noty odsetkowej lub naliczeniem odsetek od nieterminowego odprowadzenia podatku VAT do Urzędu Skarbowego i obciążeniem do wysokości poniesionego wydatku pracownika odpowiedzialnego merytorycznie za dokonany zakup.

Podstawa prawna:

  1. Ustawa o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. (Dz. U. 2013.330 t.j. ze zm.);
  2. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11.03.2004 r. (Dz. U. 2011.177.1054 t.j. ze zm.);
  3. Ustawa o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych z dnia 17.12.2004 r. (Dz. U.2013.168 t.j.);
  4. Ustawa Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29.01.2004 r. (Dz.U.2015.2164 t.j.).

Katarzyna Komotajtis
Kwestor UMCS 

Lublin, dnia 21.01.2016 r.

    Aktualności

    Autor
    Redakcja UMCS
    Data dodania
    21 stycznia 2016