Udostępnianie materiałów archiwalnych przechowywanych w Archiwum UMCS, odbywa się w oparciu o Regulamin Archiwum UMCS wprowadzony Zarządzeniem Rektora nr 7/2017 z dnia 13 lutego 2017 r.
Materiały archiwalne, zgromadzone w Archiwum UMCS, udostępniane są po upływie trzydziestu lat od ich wytworzenia, jeżeli nie narusza to prawnie chronionych interesów Państwa, Uniwersytetui i obywateli.
W uzasadnionych przypadkach kierownictwo Archiwum UMCS może wyrazić zgodę na udostępnienie akt przed upływem trzydziestu lat od ich wytworzenia, jednakże z zachowaniem wymogu nienaruszalności prawnie chronionych interesów Państwa, Uniwersytetu i obywateli.
W przypadku korzystania do celów naukowych z akt personalnych osób żyjących (pracowników i studentów) wymagana jest zgoda Rektora UMCS, bądź osoby, której akta mają być udostępnione. Zgoda, o której mowa wymagana jest niezależnie od upływu terminu trzydziestu lat.
Archiwum UMCS udostępnia materiały archiwalne:
1) pracownikom naukowym, doktorantom, studentom i innym osobom skierowanym przez instytuty, placówki naukowe, opiekunów naukowych, instytucje wydawnicze i kulturalne, związki pracy twórczej, organizacje społeczne;
2) organom władzy i administracji państwowej i samorządowej, organom kontrolnym, ścigania i wymiaru sprawiedliwości;
3) organizacjom pozarządowym;
4) upoważnionym pracownikom jednostek i komórek administracyjnych UMCS na podstawie rewersu (karty udostępniania) akt na zewnątrz (zob. załącznik nr 4 do Regulaminu Archiwum UMCS);
5) byłym pracownikom, studentom i doktorantom UMCS;
6) obywatelom obcych państw i podmiotów międzynarodowych, za zgodą władz rektorskich;
7) innym osobom prowadzącym badania naukowe z zakresu historii nauki, archiwistyki i dydaktyki.
Akta udostępniane są na podstawie złożonego wniosku przez osobę zainteresowaną dostępem do nich. Wzór wniosku o udostępnienie akt stanowi załącznik nr 1 do Regulaminu Archiwum UMCS.
Zgodę na udostepnienie zasobu zgromadzonego w Archiwum UMCS wydaje dyrektor Archiwum UMCS lub upoważniony przez niego pracownik, z zastrzeżeniem iż materiały archiwalne przekazane do Archiwum UMCS bez przeniesienia ich własności (spuścizny) są udostępniane na zasadach określonych w umowie zawartej między Archiwum a przekazującym materiały. Udostępnienie materiałów archiwalnych o charakterze osobistym, korespondencji rodzinnej osób żyjących oraz depozytów może nastąpić jedynie za zgodą ich właściciela/twórcy lub po upływie zastrzeżonego przez niego terminu.
Niepublikowane prace doktorskie, magisterskie, licencjackie i dyplomowe udostępnia się w ramach tzw. dozwolonego użytku osobistego, zgodnie z postanowieniami Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. 2016, poz. 666 ze zm.), bez ograniczeń czasowych. Warunkiem jest wyrażenie stosownej zgody przez autora pracy złożonej w formie oświadczenia (załącznik nr 2 do Regulaminu UMCS), bądź bezpośrednio korzystającemu. W wyjątkowych przypadkach kierownictwo Archiwum UMCS może udzielić takiej zgody jednakże po spełnieniu warunków określonych w rozporządzeniu Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych, znajdujących się w archiwach wyodrębnionych z dnia 22 czerwca 2011 r. (Dz.U. Nr 196, poz. 1161).
Prace, o których mowa są udostępniane na wniosek zainteresowanego. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 3 do Regulaminu Archiwum UMCS.
Udostępnione prace nie mogą być kopiowane w całości lub części bez wiedzy i zgody ich autora.
Postanowienia powyższe nie dotyczą:
1) autorów prac, którzy chcą skorzystać z egzemplarzy własnych prac;
2) jednostek organizacyjnych Uniwersytetu, korzystających z w/w prac do celów służbowych;
3) nauczycieli akademickich z tytułem naukowym profesora lub stopniem naukowym doktora habilitowanego zatrudnionych w UMCS.
Materiały archiwalne przekazane do Archiwum UMCS bez przeniesienia ich własności (spuścizny) są udostępniane na zasadach określonych w umowie zawartej między Archiwum a przekazującym materiały.
Udostępnienie materiałów archiwalnych o charakterze osobistym, korespondencji rodzinnej osób żyjących oraz depozytów może nastąpić za zgodą ich właściciela/twórcy lub po upływie zastrzeżonego przez niego terminu.
Materiały z zasobu Archiwum UMCS udostępnia się w pracowni naukowej Archiwum UMCS.
Rektor z własnej inicjatywy bądź na wniosek dyrektora Archiwum UMCS, może wyłączyć z udostępniania na czas oznaczony określone kategorie akt. Dostęp do wyłączonych z udostępnia akt wymaga zgody Rektora lub upoważnionego prorektora.
Dyrektor Archiwum UMCS może odmówić udostępnienia akt z powodu złego ich stanu zachowania, nieopracowania lub innych ważnych przyczyn. Decyzja odmowna wymaga, na wniosek korzystającego, uzasadnienia na piśmie.
Od decyzji dyrektora Archiwum UMCS w sprawie odmowy udostępnienia materiałów archiwalnych przysługuje odwołanie do Rektora.
W uzasadnionych przypadkach, w szczególności do celów służbowych bądź ekspozycyjnych, materiały archiwalne mogą zostać wypożyczone. Podstawę wypożyczenia stanowi rewers z określeniem osoby odpowiedzialnej za stan materiałów oraz czasu, na jaki materiały zostały wypożyczane. Wzór rewersu stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu Archiwum UMCS.
Korzystanie z zasobu zgromadzonego w Archiwum UMCS w pracowni naukowej jest bezpłatne. Pozostałe usługi (m. in. kwerendy oraz wykonywanie reprodukcji dokumentów) wykonywane przez Archiwum UMCS są odpłatne. Wysokość opłat określa cennik usług archiwalnych, który stanowi załącznik nr 5 do Regulaminu Archiwum UMCS.
Archiwum UMCS pobiera opłaty za świadczenie następujących usług:
1) wykonanie reprodukcji materiałów archiwalnych (kserokopie, skany);
2) wydawanie zaświadczeń o stanie studiów, średniej ocen i innych dotyczących toku studiów;
3) sporządzenie zaświadczenia służącego do uznania kwalifikacji pedagogicznych;
4) przeprowadzenie kwerendy naukowej bądź genealogicznej;
5) usługi na potrzeby publikacji bądź prezentacji;
6) poświadczanie zgodności dokumentu z oryginałem;
Pod terminem „kwerendy” rozumie się poszukiwania w zasobie Archiwum UMCS w celach naukowych, genealogicznych i komercyjnych, przeprowadzane przez pracowników Archiwum UMCS na zlecenie osób prowadzących badania lub poszukujących informacji dotyczących członków rodziny.
Z uwagi na ochronę informacji osobowych oraz praw autorskich wyłącza się z reprodukowania materiały zawarte w teczkach osobowych, dokumentach osobistych i wspomnieniach osób żyjących oraz prace doktorskie, kandydackie, magisterskie i licencjackie, o ile ich autorzy nie wyrazili na to zgody. W szczególnie uzasadnionych wypadkach zgodę na reprodukcję może wydać Rektor UMCS.
Materiały archiwalne zgromadzone w Archiwum UMCS należy zamawiać z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. W uzasadnionych przypadkach można je otrzymać w dniu zamówienia. Korzystający składa zamówienie w formie rewersu (karty udostępnienia akt w pracowni naukowej) wypełnionego na każdą jednostkę oddzielnie. Wzór rewersu stanowi załącznik nr 4 do Regulaminu Archiwum UMCS.
Jednorazowo można udostępnić nie więcej niż dziesięć jednostek archiwalnych dziennie. Jedynie w przypadku, gdy objętość jednostki jest niewielka, można tę ilość zwiększyć za zgodą dyżurnego w pracowni. W każdej jednostce znajduje się rejestr udostępnienia (metryczka), którą wypełnia użytkownik.
Przerwa w korzystaniu z danych jednostek dłuższa niż tydzień powoduje odesłanie ich do magazynu; przerwa dłuższa niż rok powoduje wygaśnięcie zgody na udostępnienie, o której mowa w § 6 Regulaminu Archiwum UMCS.
Korzystający z zasobu Archiwum UMCS ma prawo:
-korzystać z pomocy archiwalnych (kartoteki, katalogi, inwentarze) niezbędnych do pracy;
-wykonać reprodukcje wybranych dokumentów własnym aparatem fotograficznym (bez użycia lampy błyskowej) po wcześniejszym złożeniu deklaracji samodzielnego wykonania fotografii własnym aparatem. Wzór deklaracji stanowi załącznik nr 6 do Regulaminu Archiwum UMCS;
-zamawiać na koszt własny bądź instytucji, którą reprezentuje, odbitki kserograficzne bądź skany wybranych dokumentów. Zamówienie na usługi reprograficzne stanowi załącznik nr 7 do Regulaminu Archiwum UMCS;
-korzystać z biblioteki podręcznej lub z książek własnych po uprzednim zgłoszeniu dyżurnemu.
Korzystający z zasobu Archiwum UMCS jest zobowiązany:
-stosować się do przepisów Regulaminu Archiwum UMCS;
-korzystać osobiście z zamówionych materiałów;
-zwracać zamówione materiały w należytym porządku i bez ingerencji w ich układ;
-wpisywać się w księdze ewidencji czytelników;
-po opublikowaniu pracy opartej na wykorzystanych materiałach przekazać bezpłatnie jeden egzemplarz pracy do biblioteki podręcznej Archiwum UMCS.
