Dofinansowania

W jaki sposób organizacja może być finansowana?

Władze Rektorskie ogłaszają konkurs na dofinansownie Władz Rektorskich dwa razy do roku.

Wnioski o przyznanie dofinansowania składane są w następujących terminach:

  • do 30 czerwca na projekty realizowane w semestrze zimowym,
  • do 30 stycznia na realizację projektów w semestrze letnim

w Biurze Spraw Studenckich (DS. Helios, ul. Czwartaków 13 pok. 8)

Samorząd Studentów organizuje Konkurs Grantowy Samorządu Studentów. O wysokości środków oraz terminie ich przeprowadzenia informuje za pośrednictwem strony internetowej (adres www).

Władze Wydziału mogą przeznaczyć środki finansowe na działalność kół naukowych i organizacji studenckich funkcjonujących na wydziale.

Sposób i tryb przyznawania tych środków określa dziekan w porozumieniu z Radą Wydziałową Samorządu Studentów i podaje do wiadomości organizacjom.

Organizacje mogą pozyskiwać zewnętrzne źródła finansowania.

Należą do nich w szczególności środki pochodzące z wpłat uczestników realizowanego zadania (np. opłaty konferencyjne, wpływy z biletów), środki sponsorskie, darowizny, czy dotacja celowa pochodząca z MNiSW.

Każdorazowe pozyskiwanie środków zewnętrznych wymaga zgody Dziekana lub Rektora.

Organizacja nie może zawierać umów. W celu zawarcia umowy wymagane jest uzyskanie zgody Dziekana lub Rektora.

Czym jest dofinansownie Władz Rektorskich?

Są to środki materialne przeznaczone przez władze Rektorskie na organizacje studenckie i koła naukowe funkcjonujące w Uniwersytecie.

Kto może ubiegać się o dofinansowanie?

O dofinansowanie mogą ubiegać się organizacje studenckie, które widnieją w rejestrze organizacji prowadzonym przez Rektora UMCS.

Kiedy można ubiegać się o dofinansowanie?

W przypadku dofinansowania Władz Rektorskich 

  • o dofinansowanie można ubiegać się dwa razy do roku,
  • wnioski należy składać w Biurze Spraw Studenckich zespole kół naukowych i organizacji studenckich do 30 stycznia, natomiast w semestrze zimowym - do 30 czerwca.

W przypadku dofinansowania Samorządu Studentów

  • o dofinansowanie można ubiegać w terminach wskazanych przez Samorząd w ogłoszeniu o rozpoczęciu Konkursu Grantowego,
  • wnioski należy składać w Biurze Spraw Studenckich.

Na co można otrzymać dofinansowanie?

Organizacje mogą się ubiegać o dofinansowanie projektów kulturalnych, naukowych i sportowych. 

Do tego rodzaju projektów zaliczają się wystawy, konferencje, wyjazdy, publikacje, ekspedycje naukowe i badawcze oraz inne projekty wykazujące wartość merytoryczną i przynoszące efekty o charakterze naukowym, artystycznym lub sportowym, a także mające wpływ na budowanie pozytywnego wizerunku uczelni.

Organizacje mogą się także ubiegać o zakup sprzętu.

Jak ubiegać się o dofinansowanie?

Aby otrzymać dofinansowanie od władz Rektorskich, należy złożyć poprawnie wypełniony, właściwy wniosek we właściwych terminach.

Złożenie wniosku nie skutkuje otrzymaniem dofinansowania.

Wnioski rozpatrywane są przez specjalnie do tego celu powołane Komisje.

Decyzję o otrzymaniu dofinansowania można odebrać w Biurze Spraw Studenckich.

Decyzje o przyznaniu bądź nieprzyznaniu środków są także przesyłane na adres mailowy osoby wyznaczonej jako odpowiedzialnej za realizację zadania. 

Kiedy odbywają się szkolenia z wypełniania wniosków?

Zarząd Uczelniany Samorządu Studentów UMCS dwa razy do roku przeprowadza szkolenie z wypełniania wniosków grantowych.

Terminy i miejsce przeprowadzanych szkoleń podawane są do wiadomości za pomocą strony internetowej Uczelni i Samorządu.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości pracownik Biura Spraw Studenckich odpowie na każde nurtujące Cię pytanie.

Pracownik Biura nie oceni wniosku pod względem merytorycznym, może pomóc jedynie pod względem formalnym.

Organizacja otrzymała środki finansowe i co dalej? W jaki sposób można zakupić materiały papiernicze?

Zakupu materiałów papierniczych dokonuje się przez dział Zamówień Publicznych Sekcję Zaopatrzenia.

W tym celu do powyższej jednostki kieruje się pismo, w którym organizacja podaje swoją nazwę, wyszczególnia potrzebne materiały oraz wskazuje źródło finansowania.

W przypadku gdy zakup materiałów finansowany jest ze źródeł pochodzących od Władz Rektorskich lub Samorządu Studentów wymagane jest potwierdzenie przyznanych środków przez pracownika Biura Spraw Studenckich, następnie wymagana jest akceptacja Kwestora oraz Rektora uczelni (w przypadku, gdy dotyczy to środków od Władz Rektorskich oraz Samorządu Studetów potwierdzenie od Rektora uzyskuje pracownik BSS).

Tak podpisane pismo składane jest w Magazynie UMCS (znajdującym się w DS. Babilon, wejście od ul. Langiewicza) i tam organizacja informowana jest o dalszm postępowaniu.

W jaki sposób można zamówić sprzęt?

Aby zamówić sprzęt, należy wypełnić wniosek, który znajduje się w zakładce Do pobrania, wskazując źródło finansowania, osobę odpowiedzialną i wpisując ogólną specyfikację sprzętu. WAŻNE: nie można podawać nazwy producenta wnioskowanego sprzętu!

W przypadku zakupu sprzętu ze środków pochodzących od Władz Rektorskich i Samorządu Studentów tak wypełniony wniosek organizacja składa w Biurze Spraw Studenckich w celu uzyskania potwierdzenia przyznanych środków i nadania mu dalszego biegu.

W przypadku innych środków niż środki pochodzące od Władz Rektorskich i Samorządu Studenckiego należy wniosek podpisać przez opiekuna koła lub organizacji w miejscu Podpis kierownika jednostki organizacyjnej, natomiast  w miejscu Podpis dysponenta środków należy uzyskać podpis Dziekana - w przypadku środków pochodzących od Władz Wydziału. W miejscu Stanowisko kwestora należy uzyskać podpis Kwestora lub zastępcy kwestora UMCS (pokój 801, budynek Rektoratu, pl. Marii Curie-Skłodowskiej 5). 

W przypadku innych źródeł finansowania należy ustalić poprzez pracownika BBS osobę odpowiedzialną za podpisanie wniosku we wskazanych miejscach.

Tak wypełniony wniosek należy złożyć w dziale Aparatury Naukowej (w przypadku środków pochodzących od Władz uczelni lub Samorządu Studentów wniosek ten składa pracownik BBS) i oczekiwać na kontakt od pracowników tej jednostki w sprawie rozstrzygnięcia przetargu lub ewentualnego uzupełnienia dokumentacji.

Numer wniosku w przypadku środków pochodzących z Samorządu Studentów lub Władz Rektorskich nadaje pracownik BBS, natomiast w przypadku innych źródeł finansowania - osoba odpowiedzialna za prowadzenie takiego rejestru.

Co w przypadku innych usług, np. na wydruk plakatów, wykonanie wydruku publikacji, zapewnienia zakwaterowania itp.?

W tym celu także należy wypełnić wniosek o dokonanie zamówienia publicznego, dostępny w zakładce Do pobrania, i zdobyć wszelkie niezbędne podpisy.

W przypadku posiadania środków pochodzących od Władz Rektorskich lub Samorządu Studentów wypełniony wniosek bez podpisów składa się w BBS (lub przesyła drogą elektroniczną), w zależności od wysokości zamówienia przeprowadza się różne procedury związane z zamówieniem w zależności od kwoty zamówienia:

Procedura udzielenia zamówienia do 4 000 PLN

 1. Rozeznanie cenowe przeprowadza się telefonicznie, pocztą elektroniczną, faksem lub poprzez przegląd cen z portali www, udzielając zamówienia wykonawcy świadczącemu dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia; art. 4 Prawa zamówień publicznych dotyczący wyłączeń ze stosowania ustawy, stosuje się odpowiednio. W przypadku robót budowlanych umowa winna być sporządzona na piśmie.

 2. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna wniosek sporządzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, kierownika/koordynatora projektu realizujących zamówienie, zgodnie z trybem określonym w § 3 Regulaminu, wprowadzony do rejestru zamówień.

3. Procedura nie wymaga sporządzenia protokołu w oparciu o Załącznik nr 2 do Regulaminu. Kierownik jednostki organizacyjnej, kierownik/koordynator projektu odpowiada za dokumentowanie procedury w sposób uproszczony , np.: zamieszczając odpowiedni zapis na dokumencie finansowym odnoszący się do przepisu Prawa zamówień publicznych, np.: art. 4 pkt.8 lub odpowiednio dotyczący wyłączeń ze stosowania Prawa zamówień publicznych

4. Rektor UMCS oraz prorektorzy właściwi dla danej sprawy mogą w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na odstąpienie od wymogów procedury, o której mowa w ust. 1.

 

 Procedura udzielenia zamówienia powyżej 4 000 PLN do 20 000 PLN

 1. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna wniosek, sporządzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, kierownika/koordynatora projektu realizujących zamówienie zgodnie z trybem określonym w § 3 Regulaminu, wprowadzony do rejestru zamówień, a następnie:

 1) ogłoszenie umieszcza się na stronie internetowej Uniwersytetu www.umcs.pl, www.umcs.eu w zakładce „Zamówienia publiczne - zapytanie ofertowe” bądź przeprowadza się postępowanie przy uŜyciu poczty elektronicznej, faksu, pisemnie, zapraszając do składania ofert co najmniej 2 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, zapewniając konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty; art. 4 Prawa zamówień publicznych dotyczący wyłączeń stosuje się odpowiednio;

 2) zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę: pocztą elektroniczną, faksem, pisemnie lub odpowiedział w formie pisemnej na ogłoszenie umieszczone na stronie internetowej Uniwersytetu;

3) zamówienia, zlecenia na dostawy, usługi udziela się w formie pisemnej określając warunki realizacji, w tym: zakres przedmiotowy, termin realizacji, termin płatności lub w formie umowy sporządzonej na piśmie (w przypadku przedpłaty wraz z zamówieniem należy złożyć zaakceptowany przez kwesturę wniosek o dokonanie przedpłaty). W przypadku robót budowlanych umowa winna być sporządzona na piśmie;

4) do procedury należy sporządzić protokół w oparciu o Załącznik nr 2 do Regulaminu. oraz zamieścić odpowiedni zapis na dokumencie finansowym odnoszący się do przepisu Prawa zamówień publicznych np.: art. 4 pkt 8 lub odpowiednio dotyczący wyłączeń ze stosowania Prawa zamówień publicznych

2. Rektor UMCS oraz prorektorzy właściwi dla danej sprawy mogą w uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na odstąpienie od wymogów procedury, o której mowa w ust. 1.

 3. Pełna dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w jednostce organizacyjnej /projekcie, realizującej zamówienie.

 

Procedura udzielenia zamówienia powyżej 20 000 PLN do 30 000 euro

 1. Procedurę udzielenia zamówienia rozpoczyna wniosek sporządzony przez kierownika jednostki organizacyjnej, kierownika/koordynatora projektu realizujących zamówienie, zgodnie z trybem określonym w § 3 regulaminu.

 2. Wnioskujący przekazuje wniosek do Jednostki Realizującej Zamówienie , która prowadzi procedurę. Wniosek jest wprowadzony do rejestru zamówień w Jednostce Realizującej Zamówienie a następnie:

 1) ogłoszenie umieszcza się na stronie internetowej Uniwersytetu www.umcs.pl, www.umcs.eu w zakładce „Zamówienia publiczne- zapytanie ofertowe” bądź przeprowadza się postępowanie w formie pisemnej, zapraszając do składania ofert co najmniej 3 wykonawców świadczących dostawy, usługi lub roboty budowlane będące przedmiotem zamówienia, zapewniając konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty; art. 4 Prawa zamówień publicznych dotyczący wyłączeń stosuje się odpowiednio;

2) zamawiający udziela zamówienia wykonawcy, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę pisemnie;

3) zamówienia udziela się w formie umowy sporządzonej na piśmie;

4) zamawiający umieszcza na stronie internetowej informację o udzieleniu zamówienia;

5) do procedury należy sporządzić protokół w oparciu o Załącznik nr 2 do Regulaminu oraz zamieścić odpowiedni zapis na dokumencie finansowym odnoszący się do przepisu.

3. Jednostka Realizująca Zamówienie może przeprowadzić postępowanie stosując procedury zamówień publicznych, np.: licytację elektroniczną.

 4. Rektor oraz prorektorzy właściwi dla danej sprawy mogą w szczególnie uzasadnionych przypadkach wyrazić zgodę na odstąpienie od wymogów procedury, o której mowa w ust. 1, po zasięgnięciu opinii Kanclerza.

5. Pełna dokumentacja z postępowania o zamówienie przechowywana jest w Jednostce Realizującej Zamówienie.

Niezależnie od kwoty zamówienia na fakutrze należy dopisać:

 Zamówienie wykonane zgodnie z art. 4 § 8 Prawa Zamówień Publicznych oraz Zarządzeniem Rektora UMCS 21/2014